3.2.3.2 Організація роботи по стягненню дебіторської заборгованості

Слід зазначити, що причини виникнення дебіторської заборгованості різні. Це можуть бути і суб'єктивні чинники самого кредитора (боязнь втрати замовника) і об'єктивні чинники замовника (погіршення фінансового положення через ті або інші обставини). У будь-якому випадку необхідно чітко встановити сумлінність і лояльність покупця, а безпосередньо робота по поверненню дебіторської заборгованості починається з обов'язкового збору інформації про фінансове положення боржника і вивчення документів,підтверджуючих виникнення заборгованості. На подальшому етапі роботи з'ясовується відношення боржника до пред'явленої претензії, і у разі його згоди на виплату довга, складання графіка погашення заборгованості і контролю за його виконанням.

Здійснення постачань продукції, товарів і надання послуг на умовах відстрочення платежу спочатку несуть в собі ризик виникнення довга. Виходячи з цього твердження, існують рекомендації щодо роботи з позичальниками (покупцями, контрагентами) на умовах відстрочення платежу [б]:

- рішення про відпустку товару (виконанню робіт, наданню послуг) ухвалюється після ретельного вивчення благонадійності і платоспроможності контрагента (розробка контрагента);

- реалізація продукції (товарів, робіт, послуг) здійснюється тільки на підставі укладеного договору (з додатками, специфікаціями), в якому визначені максимальні терміни і сума заборгованості, санкції за невиконання умов договорів;

- моніторинг недисциплінованих клієнтів. Вельми важливим моментом є систематичний збір і аналіз інформації щодо контрагентів, що допускають порушення термінів оплати. Даний моніторинг і контроль за виконання договорів доцільно доручити як менеджерові, так і співробітникові служби безпеці компанії з метою оперативного втручання у разі виникнення проблемної заборгованості.

У разі виникнення проблемною, або гірше за те, безнадійній заборгованості, необхідно оперативно зібрати максимум інформації про боржника (узагальнити що вже є в результаті розробки контрагента на предмет благонадійності і платоспроможності) і в найкоротші терміни вирішити питання про механізм стягнення заборгованості.

Повертаючись до проблеми вивчення благонадійності і платоспроможності контрагента (розробка контрагента), необхідно відзначити, що перевірка юридичної або фізичної особи на предмет платоспроможності, благонадійності має на увазі під собою з'ясування здатності (можливості) і бажання відповідних осіб виконувати свої боргові (договірні) зобов'язання і підконтрольність їх дій іншим особам.

В ході розробки проводиться збір, аналіз і оцінка наступної інформації:

• повне найменування з відображенням організаційно-правової форми, код ОКПО та інші коди;

• настановні дані директора, головного бухгалтера і інших співробітників;

• рахунки в банках, наявність рухомого або нерухомого майна;

• тривалість і стабільність існування суб'єкта;

• наявність довготривалих партнерів підприємства і їх відгуки про співпрацю;

• наявність у власності достатньої кількості товарів і ціностей у підприємства, що вивчається;

• наявність дочірніх і материнських підприємств;

• наявність фактів шахрайства в історії підприємства або керівників;

• відповідність юридичної адреси фактичному місцезнаходженню, стабільність або часта зміна фактичної адреси;

• стабільність або часта зміна складу керівництва і засновників;

• наявність судових або адміністративних розглядів за участю досліджуваного підприємства, або його керівників і їх суть;

• неформальні зв'язки: наявність зв'язків в кримінальному середовищі, в органах державної влади і управління. Вивчається також їх рівень і потенційні можливості;

• тенденція погіршення фінансового стану досліджуваного підприємства (зменшення основних і оборотних фондів, зменшення грошових коштів на розрахункових рахівницях);

• факти правопорушень і злочинів, нецільового використання кредитних засобів, ухилення від сплати податків;

• невиправдане затягування виплати боргових зобов'язань або проведення переговорів;

• інші фактичні дані, які зможуть служити надалі з метою забезпечення повернення боргів.

Необхідно відзначити, що існує певна методика перевірки благонадійності, платоспроможності контрагента.

Менеджерові компанії, що привертає контрагента для співпраці необхідно:

- попередити представника контрагента про необхідність проведення перевірки;

- витребувати для ознайомлення і зняття копій наступні документи: реєстраційне свідоцтво, свідоцтво про постановку на облік в податковому органі, статут, засновницький договір, останній баланс (затверджений податковою інспекцією), документ підтверджуючий правомочність представника; передати отриману інформацію в службу безпеки підприємства.

У обов'язку служби безпеки після отримання документів входить:

- реєстрація отриманих документів і заповнення картки контрагента;

- організація запитів у відповідні органи;

- здійснити перевірки по базах даних, оглядам преси, інтернет та

ін.

При необхідності, на основі отриманої інформації сформувати план проведення оперативних заходів (отримання інформації з контролюючих, правоохоронних органів, банків, за допомогою зовнішнього спостереження і оперативно-технічних засобів, з використанням людського фактору).

В ході розробки контрагента вельми доцільно провести аналіз статуту контрагента, що дозволить виявити можливі обмеження діяльності фірми, внутрішньофірмові ризики (залежно від орієнтації статуту - посилення позиції генерального директора, ради директорів, зборів акціонерів або іншого органу, можна судити про протистояння між ними або як мінімум недовір'ї), особи приймаючого рішення і здійснити перевірку законності існування фірми.

Після збору інформації проводиться її зіставлення і аналіз на предмет виявлення фактів прямо, або побічно вказуючих на негативні факти в роботі контрагента, що розробляється, або його співробітників. На основі результатів аналізу ухвалюється рішення про роботу з даним контрагентом, можливості наданні кредиту останньому, роботи на умовах відстрочення платежу. Розробка контрагента і її аналіз є превентивним заходом, направленим на попередження виникнення дебіторської заборгованості.