4.8 Захист інформації прн проведенні нарад і ділових переговорів

Наради і ділові переговори, в процесі яких можуть обговорюватися відомості, що складають таємницю фірми або її партнерів, іменуються зазвичай конфіденційними. Порядок проведення подібних нарад і переговорів регламентується спеціальними вимогами, що забезпечують безпеку конфіденційной інформації, яка в процесі цих заходів розповсюджується в санкціонованому (дозволеному) режимі.

Причини, по яких інформація може розголошуватися на конфіденційних нарадах або переговорах, загальновідомі: слабке знання співробітниками складу цінної інформації і вимог по її захисту, умисне невиконання цих вимог, помилки співробітників, відсутність контролю за виданням рекламної і рекламно-виставкової продукції та ін. Оголошення цінній інформації в санкціонованому режимі повинне бути виправдане діловою необхідністю і доцільністю для конкретних умов і характеру обговорюваних питань.

Основні етапи проведення конфіденційних нарад і ділових переговорів:

- підготовка до проведення;

- процес їх ведення і документування;

- аналіз підсумків;

- виконання досягнутих домовленостей.

Дозвіл на проведення конфіденційних нарад і ділових переговорів із запрошенням представників інших організацій і фірм повинен давати виключно, перший керівник фірми.

Планові і непланові конфіденційні наради, що проходять без запрошення сторонніх осіб, проводяться першим керівником, його заступниками, відповідальними виконавцями (керівниками, головними фахівцями) по напрямах роботи.

Доступ співробітників фірми на будь-які конфіденційні наради повинен  здійснюватися  на основі  дозвільної  системи доступуперсоналу, що діє у фірмі, до конфіденційної формації. Запрошення на такі наради осіб, що не є співробітниками фірми, санкціонуються тільки у разі крайньої необхідності їх особистої участі в обговоренні конкретного питання. Присутність їх при обговоренні інших питань повинно бути виключено.

Відповідальність за забезпечення захисту цінної інформації і збереження таємниці фірми в ході наради несе керівник, організуючий дану нараду. Служба безпеці здійснює контроль за перекриттям можливих каналів втрати інформації (включаючи технічні).

В процесі підготовки конфіденційної наради складаються програма його проведення, порядок денний, інформаційні матеріали, проекти рішень і список учасників з кожного питання порядку денного. Всі документи, що складаються в процесі підготовки конфіденційної наради, повинні мати гриф, що свідчить про рівень їх конфіденційності, виготовлятися і видаватися відповідно до вимог інструкції по обробці і зберіганню конфіденційних документів.

Документи (зокрема проекти договорів, контрактів і ін.), призначені для роздачі учасникам наради, повинні містити мінімум конфіденційних відомостей. Цифрові значення найбільш цінної інформації (технічні і технологічні параметри, суми, відсотки, терміни, об'єми і тому подібне) в проектах рішень і інших документах не указуються або фіксуються як загальноприйняте значення, що характерне для операцій подібного роду і є стартовою величиною при обговоренні.

Список учасників конфіденційної наради складається окремо з кожного обговорюваного питання. До участі в обговоренні питання притягуються тільки ті співробітники фірми, які мають безпосереднє відношення до цього питання. Це правило стосується і керівників.

Документом, підтверджуючим повноваження представника сторонньої організації (якщо це не перший керівник) при веденні переговорів і ухваленні рішень з конкретного питання, може служити лист, розпорядження, довіреність фірми, що представляється особою, рекомендаційний лист авторитетної юридичної або фізичної особи, письмова відповідь фірми на запит про повноваження представника, в окремих випадках телефонне або факсимільне підтвердження повноважень першим керівником фірми, що представляється.

Служба безпеки і відповідальний організатор визначають місце проведення  наради,  порядок  доступу  учасників   наради   в цеприміщення, порядок документування ходу обговорення питань і ухвалюваних рішень, а також порядок розсипки (передачі) учасникам наради оформлених рішень і підписаних документів.

Будь-яка конфіденційна нарада організовується в спеціальному (виділеному) приміщенні, обладнаному засобами технічного захисту інформації. Доступ в такі приміщення співробітників фірми і представників інших фірм і організацій вирішується керівником служби безпеки.

Перед початком конфіденційної наради співробітник служби безпеки зобов'язаний переконатися у відсутності в приміщенні несанкціоновано встановлених аудіо- і відеозаписуючих пристроїв і в якісній роботі засобів технічного захисту на всіх можливих каналах просочування інформації.

У приміщенні для проведення конфіденційних нарад не повинні знаходитися прилади, устаткування і технічно засоби, які безпосередньо не використуються для забезпечення ходу наради (наприклад, телефон міської мережі, ПЕВМ, телевізійні і радіоприймачі і ін.) .При необхідності вони розміщуються в сусідній, ізольованій кімнаті. Аудіо- і відеозапис конфіденційних нарад, фотографування ведуться тільки по письмовій вказівці першого керівника фірми і здійснюються одним із співробітників фірми, що готували нараду.

Доступ учасників конфіденційної наради в приміщенні, в якому воно буде проводиться, здійснює відповідальний організатор наради під контролем співробітника служби безпеки відповідно до затвердженого списку її учасників. Перед початком обговорення кожного питання склад присутніх коректується.

Хід конфіденційної наради документується одним з співробітників, що виготовили його, або секретарем-стенографісткою. На закритих нарадах з підвищеним рівнем конфіденційності цю роботу виконує безпосередньо відповідальний організатор наради. Протокол (стенограма), що складається, повинен мати гриф конфіденційності необхідного рівня і оформлятися в стенографічному зошиті, зареєстрованому в секретаріаті.

Доцільність запису учасниками ходу наради визначає керівник, що організував нараду, виходячи із змісту інформації, яка оповістилася.

Учасникам конфіденційної наради, незалежно від посади і статусу на нараді, забороняється:

- вносити до приміщення, в якому проводиться нарада, фото-, кіно- і відеоапаратуру, комп'ютери, магнітофони, плеєри, диктофони, радіоприймачі, радіотелефони і іншу апаратуру, а також користуватися нею;

- робити виписки з документів, використуваних при вирішенні питань на нараді і що мають гриф обмеження доступу, на неврахованих носіях;

- обговорювати питання, винесені на нараду, в місцях загального користування;

- інформувати про нараду (питаннях порядку денного, складі учасників, часі і місці проведення, ході обговорення питань, змісту рішень і т. п.) будь-яких осіб, не пов'язаних з проведенням даної наради, в тому числі співробітників фірми.

Після закінчення конфіденційної наради співробітник служби безпеки оглядає приміщення, замикає, опечатує і здає під охорону.

Документи, прийняті на нараді, оформляються, підписуються, при необхідності розмножуються і розсилаються (передаються) учасникам наради відповідно до вимог по роботі з конфіденційними документами фірми. Всі екземпляри цих документів повинні мати гриф обмеження доступу.

При веденні переговорів не слід відразу ж передавати партнерові всю запрошувану ним інформацію в повному об'ємі. Перш за все слід з'ясувати, з якою метою йому необхідні ці відомості і як знання цих відомостей відіб'ється на ході подальшої співпраці з ним. Проте після юридичного оформлення взаємин і підписання партнерами, клієнтами зобов'язання про нерозголошування цінних відомостей вони можуть бути детальніше ознайомлені з предметом договору. У договорі за підсумками переговорів повинно знайти віддзеркалення взаємне зобов'язання сторін про захист цінних і особливо конфіденційних відомостей, неприпустимості передачі їх без попередньої згоди сторін третій особі, необхідності ознайомлення з предметом договору обмеженого числа співробітників, які заздалегідь повинні під писати зобов'язання про збереження в таємниці отриманих відомостей.

У комерційній практиці місцем проведення переговорів часто стають торгові або торговельно-промислові виставки, що постійно діють і періодичні, і ярмарки.

Будь-яка виставка с, з одного боку, відмінним джерелом корисної для бізнесу інформації, об'єктом добросовісного маркетингового дослідження ринків товарів, а з іншої - небезпечним каналом несанкціонованого отримання конфіденційних відомостей, що стосуються нових ідей, технологій і продукції.

Узагальнено джерела цінних відомостей в процесі виставкової діяльності включають: експозицію, персонал фірми, що бере участь у виставці, і рекламний - виставкові матеріали. Втрата цінної інформації відбувається в результаті спілкування фахівців споріднених професій, але різних фірм і наявності у виставковій експозиції найновішого продукту.

Прес-конференції, семінари, презентації фірм і товарів, що проводяться паралельно з виставковими заходами, створюють додаткову загрозу збереженню цінної інформації.

Робота персоналу фірми з відвідувачами виставки повинна бути строго регламентована, перш за все в частині складу оповіщених відомостей про продукцію, технічних і технологічних нововведеннях, увязнених в цієй продукції. Обов'язково враховується, що склад цих відомостей диференціюється залежно від категорії відвідувачів -масового відвідувача дилетанта ("любителя») і відвідувача - фахівця в даній області («експерта»). Доцільно використовувати метод «чорного ящика», при якому відвідувачеві повідомляється все, що стосується призначення продукції і її споживчих якостей, але залишаються в таємниці технологія, способи, якими досягнуті ці якості, функціональні можливості продукції.

Тому персоналу, обслуговуючому експозицію фірми, повинні бути недоступні відомості про продукцію, віднесені до виробничої або комерційної таємниці. У свою чергу, фахівці фірми, обізнані її секретах, не повинні брати участь в роботі виставкового стенду. Пояснюється це тим, що фахівець в процесі дискусії з відвідувачем може захопитися і повідомити більший об'єм відомостей, чим передбачено. Не допускається знайомити відвідувачів, клієнтів і партнерів з винахідниками, конструкторами, технологами, що працюють над новими ідеями і новою продукцією.

Рекламно-виставкові матеріали (проспекти, прес-релізи, прайс-листи, брошури і тому подібне) слід розглядати як контрольований канал розповсюдження цінних відомостей. При цьому слід пам'ятати, що цей канал ретельно і глибоко аналізується конкурентом з метою виявлення тих відомостей, які складають таємницю фірми, що видала рекламні матеріали.

Захист інформації в рекламно-виставковій діяльності передбачає завчасний аналіз, експертизу призначеною для широкого оголошення будь-якій інформації про діяльність фірми і її продукції в цілях виявлення в змісту або елементах відображення (таблицях, формулах, малюнках, фотографіях, схемах) конфіденційних відомостей. Матеріали, що не пройшли експертизу, публікувати забороняється.

Разом з тим повинен дотримуватися розумний баланс: рекламно-виставкові матеріали не повинні бути мало інформативними для відвідувачів, всі найбільш важливі параметри нової продукції повинні знайти в них віддзеркалення.

Котрольні питання

1. Дайте правове поняття комерційної таємниці.

2. Які види відповідальності передбачені законодавством за розголошування комерційної таємниці?

3. Назвіть принципи віднесення інформації до відомостей, що складають комерційну таємницю.

4. У яких випадках режим охорони комерційної таємниці забезпечуватиметься державою?

5. У яких формах може виражатися економічний ефект від засекречування інформації, яка складає комерційну таємницю?

6. Назвіть погрози витоку конфіденційній інформації підприємства.

7. Який порядок віднесення відомостей до комерційної таємниці підприємства?

8. Які першочергові економічні чинники враховуються при віднесенні відомостей до комерційної таємниці?

9. Який порядок перегляду переліку відомостей, що складають комерційну таємницю?

10.У яких випадках відомості, що складають комерційну таємницю, можуть розголошуватися?

11.Чи є інформація з грифом "комерційна таємниця" об'єктом захисту авторського права?

12.3а яким принципом можуть бути захищені від розголошування відомості, що складають комерційну таємницю, в процесі укладення двосторонніх або багатобічних договорів між підприємствами?

13. Класифікуйте заходи по забезпеченню збереження комерційної таємниці.

14. Перерахуйте організаційні заходи захисту комерційної таємниці.

15. Назвіть технічні заходи захисту комерційної таємниці.

16. Що таке режим конфіденційності?

17. Яким вимогам повинна задовольняти дозвільна система доступу до комерційної таємниці?

18. Яка правова основа реалізації заходів щодо захисту комерційної таємниці?

19. Що може служити юридичною підставою для притягання працівника до відповідальності за розголошування інформації, що становить комерційну таємницю працедавця?

20. Приведіть перелік зобов'язань, що приймаються на себе працівником, які можуть служити профілактикою розголошування комерційної таємниці.

21. На чому заснована перевага, що досягається в конкурентній боротьбі, підприємств, які активно займаються інноваційною діяльністю?

22. У якій послідовності можна розташувати результати НДДКР по ступеню їх цінності?

23. По яких питаннях необхідно захищати інформацію на стадії НДДКР?

24. Охарактеризуйте процедуру підготовки нарад.

25. Назвіть етапи проведення нарад.

26. Якими заходами забезпечується конфіденційність нарад і ділових переговорів?

27. Як забезпечується захист приміщень для проведення нарад і ділових переговорів від просочування інформації по технічних каналах?

28. Назвіть можливі канали просочування інформації в процесі участі у виставках, ярмарках, презентаціях.

29. На чому грунтується режим безпеки ділових переговорів?