4.3 Порядок віднесення відомостей до комерційної таємниці підприємства

Першим питанням, яке необхідно вирішити при організації охорони комерційної таємниці, є визначення круга відомостей, які складають комерційну таємницю, а також можливий розподіл їх по категоріях важливості залежно від їх цінності для підприємства, характеру і розміру збитку, який може бути нанесений підприємству при розголошуванні цих відомостей. До вирішення цієї проблеми слід підходити особливо ретельно. Якщо які-небудь дані, прямі або непрямі, будуть упущені з уваги, то всі заходи, що приймаються, можуть виявитися неефективними. З іншого боку, зайві заходи по обмеженню доступу до інформації ускладнять роботу і приведуть до невиправданих економічних витрат.

Правильна організація виділення і захисту комерційної таємниці повинна не тільки не заважати роботі підприємства, але навіть сприяти його прибутковій діяльності.

При цьому відомості, що складають комерційну таємницю підприємства, відбиваються в "Переліку відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства" (далі Перелік), якій затверджується керівником підприємства.

Для розробки Переліку наказом керівника підприємства створюється комісія з найбільш кваліфікованих і компетентних фахівців основних підрозділів і представників служби безпеці. Створюється група в складі не більше 4-5 чоловік, в яку бажано включити:

• фахівця, що володіє фінансовими питаннями, кон'юнктурою ринку і даними відносно конкуруючих фірм;

• фахівця, що повністю представляє систему організації роботи підприємства, її особливості;

• фахівця, по зв'язках з іншими підприємствами, а також по договірним відносинам;

• фахівця, що володіє всіма відомостями про продукцію, що випускається, технологічний цикл її виробництва, про проходження всіх видів інформації (усною, документальною, у вигляді зразків, вузлів, блоків, готової продукції);

• фахівців в області технічного, документального і комп'ютерного захисту інформації.

Якщо підприємство достатньо велике і вироблювана продукція має різнорідний характер, можна створити декілька таких груп: одну головну, в цілях координації і узагальнення результатів роботи, другі залежно від необхідності по кожній окремій ділянці. Проте це не означає, що слід обов'язково знайомити всіх експертів, що привертаються, з конкретними відомостями, що можуть представляти комерційну таємницю, якщо раніше вони ці відомості не знали. В більшості випадків достатньо, якщо хоч би один з них був обізнаний в деталях з окремого даного питання, а другі уявляли собі загальний характер цих відомостей. Такий підхід зробить роботу групи раціональнішою і виключить вже на першому етапі можливі передумови до необгрунтованого розповсюдження комерційної таємниці.

Далі, перед групою експертів необхідно поставити комплекс питань в наступній послідовності:

- виділити всі види діяльності підприємства, що приносять прибуток на даний момент;

- виходячи з наявних даних про ринок збуту, оцінити чи перевищує рівень прибутку для даного виду діяльності аналогічні показники у інших підприємств;

- визначити вірогідну перспективу рентабельності цієї діяльності.

Якщо з економічної точки зору вид діяльності влаштовує підприємство в даний момент і в перспективі, а прибуток вищий, ніж у конкуруючих фірм, то підприємство має в своєму розпорядженні певну комерційну таємницю і необхідно продовжити аналіз. В цьому випадку експерти повинні визначити, що саме в даному виді діяльності дозволяє отримувати прибуток. Приклади можуть бути самими різними. Так, для відомостей наукового характеру - це, як правило:

- ідеї, винаходи, відкриття;

- окремі формули;

- нові технічні проекти;

- нові метода організації праці і виробництва;

- програмне забезпечення ЕОМ;

- результати наукових досліджень.

Для відомостей технологічного характеру:

- конструкторська документація, креслення, схеми, записи;

- описи технологічних випробувань;

- "ноу-хау";

- точні знання конструкційних характеристик створюваних виробів і оптимальні параметри технологічних процесів, що розробляються (розміри, конфігурація, процентний зміст компонентів, температура, тиск, час та ін.);

- відомості про матеріали, з яких виготовлені окремі деталі, умови експериментів і параметри устаткування, на якому вони проводилися і т.д.;

- використувані підприємством окремі нові, або унікальні вимірювальні комплекси і прилади, верстати, устаткування.

Для відомостей ділового характеру:

- відомості про укладені або плановані контракти;

- дані про постачальників і клієнтів;

- огляди ринку, маркетингові дослідження;

- інформація про конфіденційні переговори;

- калькуляція витрат виробництва під приємства, структури цін;

- плани розвитку підприємства і його інвестицій.

Якщо у виділенні вузлових відомостей виникають проблеми, то можна вивчити даний вид діяльності по окремих технологічних етапах, по логічному алгоритму дій, по тимчасових відрізках.

Слід врахувати і інші чинники. Наприклад, підприємство може застосовувати широко відомі методи організації виробництва, технологічні прийоми, устаткування і тому подібне і при цьому досягати високого прибутку. Не дивлячись на загальнодоступність таких даних, сам факт їх застосування може бути комерційною таємницею.

Деякі підприємства отримують прибуток за рахунок монопольного положення на ринку, тобто відсутність виробників такого ж виду товару в даному регіоні. Не слід в цьому випадку нехтувати своєчасними заходами по захисту комерційній таємниці,оскільки, використуючи вільний доступ до необхідним даним, навіть невелике підприємство здатне швидко організувати аналогічне виробництво і скласти конкуренцію.

Не можна використовувати віднесення яких-небудь відомостей до категорії комерційної таємниці в цілях ухилення від сплати податків, заховання фактів нанесення збитку здоров'ю людей, а також інших протизаконних дій.

Результатом роботи експертів повинен стати перелік відомостей, що складає комерційну таємницю підприємства. Цілком природно, що в міру необхідності цей перелік повинен переглядатися, змінюватися і доповнюватися. У переліку, якщо можливо, бажано вказати конкретний термін, на який ті або інші відомості віднесені до комерційної таємниці.

Перелік доводиться до структурних підрозділів і виконавців в частині що їх стосується, для керівництва в роботі і приведення у відповідність з ним грифа робіт (доцільно застосовувати гриф "комерційна таємниця"), документів і виробів. Виконавець і керівник, що підписує документ, оцінюють при його підготовці відомості, що містяться в нім, як ті, що можуть складать комерційну таємницю підприємства. За наявності таких відомостей на першому, титульному листі в правому верхньому кутку повинен бути поставлений гриф.

Виключення відомостей з категорії тих, що складають комерційну таємницю підприємства, проводиться після закінчення контрольного терміну, на який він встановлювався або раніше, у зв'язку з настанням певних обставин (поява нового зразка, просочування інформації конкурентові і тому подібне). Рішення про дострокове виключення відомостей з категорії тих, що складають комерційну таємницю, приймаються тими ж особами, які затвердили Перелік.

У основі цієї системи повинна лежати зацікавленість виконавців робіт як у виявленні нових об'єктів захисту, так і у визначенні оптимального моменту зняття обмежень на розповсюдження інформації, що раніше захищалась.

У тих випадках, коли публікація необхідна для закріплення пріоритету або підтримки престижу підприємства, замість конкретних приводяться відомості більш загального характеру. Наприклад, точні значення характеристик і параметрів можуть бути замінені на діапазони,  в яких вони знаходяться.  При  відкритій публікаціївідомостей рекомендується приділяти більше уваги рекламній привабливості досягнутих результатів, щоб зацікавити в їх використанні потенційних споживачів усередині країни і за кордоном. Разом з тим перелік публікованих даних не повинен бути достатнім для самостійного впровадження "новинки" без додаткової інформації розробника, яка саме і підлягає захисту.