1.2. Сбор необходимой информации

Основными способами сбора информации по организационно-управленческому анализу являются:

1. Изучение внутренней документации.

2. Интервьюирование.

3. Наблюдение.

Информацию, необходимую для проведения организационно-управленческого анализа, можно получить из следующих видов документов, если таковые имеются на фирме:

1. Штатное расписание - в данном документе в табличной форме представляется состав структурных подразделений без яв­ного обозначения административных связей, многие из которых можно определить и без такого обозначения. Штатное расписание обычно содержит также должностные ставки окладов. Данная информация не является обязательной, если только в рамках организационно-управленческого анализа не планируется иссле­дование системы заработной платы и материального стимулиро­вания труда работников предприятия.

2. Организационная структура - данный документ обыч­но представляет собой графическое изображение организацион­ных единиц предприятия и вертикальных связей между ними. Документ является очень полезным, но представляет собой доста­точно редкое явление на современных российских и украинских предприятиях.

3. Положения о структурных подразделениях (службах, отделах, группах, проектах и прочее) и должностные обязанно­сти работников содержат распределение деятельности (функ­ций, задач, обязанностей) по организационным единицам фирмы,часто с указанием необходимых прав, ответственности и взаимоот­ношений с другими организационными единицами. Информация, содержащаяся в подобной документации, бывает очень полезной, даже несмотря на то, что в большинстве случаев она является не­адекватной текущему состоянию системы управления. К сожале­нию, даже устаревшие положения о структурных подразделениях и должностные инструкции отсутствуют у многих организаций.

4. Различного рода приказы и распоряжения, закрепляю­щие распределение обязанностей между руководителями, созда­ние или упразднение организационных единиц.

5. Внутренний трудовой распорядок или внутренний регламент деятельности может содержать информацию, ка­сающуюся внутриорганизационных отношений как по вертика­ли, так и по горизонтали, организационных ценностей и других аспектов организационной культуры.

6. Документация, регламентирующая управленческие процессы. Это могут быть документы уровня стандартов предприя­тия, в которых аккумулируется весь накопленный положительный управленческий опыт, или же информационные схемы, находящи­еся в отделах компьютеризации и информационного обеспечения.

7. Результаты предыдущих исследований или работ, свя­занных с совершенствованием организационной структуры, раз­работкой и внедрением информационных систем, систем менед­жмента качества и иных организационно-управленческих инно­ваций. Подобные документы могут быть полезны, если только они уже не утратили своей актуальности.

8. При отсутствии другой документации и даже при наличии таковой большую пользу для анализа организационной структу­ры может оказать телефонный справочник компании, в котором обычно явно или неявно раскрываются отношения подчиненно­сти сотрудников.

Большинство существующих ныне российских и украин­ских предприятий имеют у себя лишь крупицы из перечислен­ных выше документов, содержащих актуальную информацию. Основную часть информации, необходимой для организационно-управленческого анализа, исследователю приходится получать в ходе проведения специальных интервью и наблюдений.

Для успешного интервью необходимо соблюдение следую­щих требований:

1. О предстоящем интервью (дата, время и место проведе­ния, основные цели и требуемая информация) сотрудник должен быть извещен своим руководителем, который должен организо­вать использование рабочего времени сотрудника для целей ин­тервью без ущерба для исполнения им основных должностных обязанностей.

2. Сотрудника следует предварительно познакомить с ин­тервьюером.

С помощью наблюдения можно получить очень мно­го информации, весьма полезной для целей организационно-управленческого анализа. При проведении интервью на рабочем месте целесообразно внимательно изучить организацию рабочего места, организацию труда исполнителя, оснащенность техниче­скими средствами, характер взаимодействия с другими рабочи­ми местами и общие условия труда (температурно-влажностный, электромагнитный и цвето-световой режимы, бытовая обустроен­ность). Так, обнаружение ситуации, когда весь стол сотрудника завален разными папками и отдельными документами, среди ко­торых позвякивает чашка с остывшим кофе, может свидетельство­вать о многом - о неэффективной организации информационных потоков, проходящих через данное рабочее место, о неправильной организации труда данного работника и неиспользовании даже примитивных средств механизации, не говоря уже о научной ор­ганизации труда и компьютеризации. Исследователю следует об­ращать внимание на следующие объекты:

- доска объявлений и различная настенная продукция (пла­каты, календари, иллюстрации, постеры, лозунги как официаль­ные, так и неофициальные);

- интерьер, внутреннюю организацию пространства и ди­зайн помещений;

- общий порядок и чистоту помещений;

- размещение компьютерной и организационной техники в рамках имеющегося пространства;

- организационные решения по работе с документами и от­ношение к различной документации, в том числе к документации, регламентирующей систему управления;

- рабочие взаимоотношения между сотрудниками (по гори­зонтали и по вертикали);

- формы и содержание вербального и невербального обще­ния сотрудников.