5. Аналіз функціональної моделі

Системний аналіз виконують, як правило, за замовленням підп­риємств і він має мету підвищення економічної ефективності діяльності, зменшення затрат на виробництво, покращання якості продукції, під­вищення конкурентноздатності. Для цього виконується детальний ана­ліз всіх складових частин підприємства, їх роботи, зв' язків між окреми­ми роботами, затрат на виконання робіт. Побудована функціональна модель є результатом такого аналізу. Вона значною мірою полегшує вивчення роботи підприємства, дає потрібні дані для удосконалення його діяльності, покращання роботи. Першою моделлю, яка будується, є модель функціонування системи AS-IS (як є). Вона описує систему так, як вона є на момент аналізу. На основі цієї моделі будують моделі TO-BE (як повинно бути). Моделі TO-BE зображають систему в зміненому варіанті так, як на думку аналітиків, повинна функціонувати система, щоб діяльність її була найбільш ефективною. Таких моделей TO-BE потрібно побудувати декілька і вибирають одну з них для практичного втілення. Вибір моделі системи для практичного втілення відбувається на основі певних критеріїв ефективності. Результати аналізу впрова­джують шляхом зміни технологічних процесів виробництва на підпри­ємстві або реструктуризації (реінженірингу) самого підприємства. Реін-женіринг підприємства - це зміна його організаційної структури з ме­тою підвищення ефективності його діяльності [17, 32, 33]. Функціона­льна модель дає потрібні дані для виконання такого реінженірингу.

Розглянемо питання, які дозволяє вирішити функціональна мо­дель підприємства. По-перше, вона дає змогу виявити резерви підви­щення ефективності. Ці резерви можуть бути в тому, що деякі роботи на підприємстві виконують багато разів на різних рівнях, є лишнє дублю­вання робіт або неефективне використання їх результатів. По-друге,резерви підвищення ефективності можуть полягати в тому, що робота підприємства нечітко організована, не всі потрібні функції закріплені за виконавцями, через що відбуваються збої у виробництві, виникають простої. По-третє, резерви покращання ефективності діяльності можуть бути і в тому, що деякі роботи не мають практичного результату, не є необхідними і затрати на їх виконання. По-четверте, аналіз вартісної сторони дозволяє виявити найбільш затратні роботи і звернути увагу на них, а також змінити порядок виконання робіт, що в деяких випадках також дає відчутні результати підвищення ефективності роботи.

Розглянемо детальніше кожен із зазначених шляхів підвищення ефективності функціонування системи.

Побудова функціональної моделі дозволяє зрозуміти недоліки роботи системи і впорядкувати її. Побудова моделі потребує в першу чергу чіткого визначення функцій кожного елемента системи, що знач­ною мірою направлене на покращання її роботи. Крім цього, модель вимагає, щоб усі блоки робіт були зв'язані між собою і зв'язки відобра­жали всі об'єкти, дані (матеріальні й інформаційні), якими обмінюються блоки робіт. Внесення зв'язків у модель дозволяє прослідкувати за всіма потоками в системі, впорядкувати їх. Під час побудови моделі виявля­ються також роботи, які не мають виходу чи мають недостатнє керуван­ня, або у них відсутні вхідні величини. Такі блоки робіт програма відмі­чає як помилкові з вимог синтаксису моделі (в реальній системі це ро­боти непотрібні, бо керування ними відсутнє або вони не дають ніякого вихідного результату).

Побудова моделі дозволяє виявити функції системи, що повто­рюються на різних етапах. Виконання одних і тих же функцій різними підрозділами системи знижує ефективність її діяльності, оскільки це вводить непотрібне дублювання робіт. Під час побудови моделі синтак­сичний контроль не допускає введення блоків з однаковими роботами.

При аналізі моделі виявляються також функції, які повинні вико­нуватись, але фактично не виконуються. Це призводить до того, що по­рушується нормальний цикл роботи системи, виникають простої, вузькі міста. Введення змін в систему, дозволяє виправити ці недоліки суттєво підвищує ефективність роботи.

Функціонально-вартісний аналіз дозволяє виявити роботи, які є найбільш затратними, вказує, в якому напрямку необхідно вдосконали­ти систему, щоб підвищити ефективність її роботи. Наприклад, при ана­лізі функціонування АСКР-Е (автоматичної системи керування рухом електротранспорту) було виявлено, що найбільш затратними є передача інформації по каналах зв' язку і витрати на роботу диспетчерів кінцевих станцій маршрутів. При заміні провідних ліній зв' язку, кількість яких євеликою, а експлуатація дорогою, радіоканалом затрати на експлуатації значно знижуються і за короткий час витрати компенсують на реконст­рукцію. Обов'язки диспетчерів кінцевих станцій можуть бути покладені на автоматизовану систему керування, а це також приводить до суттєво­го зменшення витрат експлуатаційних затрат.

У деяких випадках навіть проста зміна порядку виконання робіт може привести до зниження затрат. Проілюструємо це прикладом [29]. Розглянемо процес оформлення домовленості на постачання матеріаль­но-товарних цінностей у фірмі. У ній встановлено такий порядок: дого­вір на постачання оформляють і відправляють підприємству-виробнику товару для надання згоди і підписання. Після підписання договору ви­робником його візують у відділах фірми, підписує генеральний дирек­тор, після чого він вступає в дію. Функціональна модель підписання договору показана на діаграмі Л8-І8 рис. 53.

 

На перший погляд усе правильно: спочатку договір підписує за­цікавлена сторона, в даному випадку виробник товару, а пізніше він попадає на підпис керівництву фірми. Але в ході аналізу виявлено, що виробник майже ніколи не відмовляє у підписанні договору і поставці товарів, а ось у керівництва фірми виникає ряд вимог щодо товару. В результаті договір може бути не підписаний. Аналіз ймовірності відмовна кожному етапі й затрат показує, що зміна порядку підписання дого­вору може привести до зниження загальної вартості підписання. На рис. 54 показано модель типу TO-BE організації роботи по підписанню договору, в якій вартість підписання суттєво менша.

 

Відповідно до моделі Л8-І8 договір спочатку візують співробіт­ники фірми, потім відправляють на погодження і підпис постачальнику, після цього його підписує керівник фірми і він вступає в дію. У моделі ТО-ВЕ змінено порядок підписання.

Після виконання функціонально-вартісного аналізу за допомогою комп' ютера з урахуванням кількості документів, які пройшли кожен етап візування, одержано загальну вартість підписання 10 документів згідно з варіантом Л8-І8 - 738 грн., а за варіантом ТО-ВЕ - 542 грн. Ро­зглянемо, звідки виявилась така різниця в сумарних затратах. Для цього виконуємо розрахунки. Затрати на окремі роботи такі:

Підпис договору у постачальника - 55 грн.

Візування договору співробітниками фірми - 10 грн.

Підпис керівника фірми - 14 грн.

Нехай, для прикладу, з 10 договорів виробник може відхилити 1. При візуванні договору ще 2 договори можуть бути відхилені, при під­писанні керівником фірми ще 2 договори відхиляються. Тоді при поряд­ку підписання відповідно до моделі AS-IS підписаних договорів буде 5, а загальні затрати складатимуть:

55*10 + 10*9 + 14*7 = 738 грн.

Згідно з моделлю TO-BE загальна кількість підписаних договорів також буде 5, але зміниться кількість документів підписаних на кожно­му етапі. Сумарні витрати будуть такими:

10*10 + 14*8 + 55*6 = 542 грн.

Тут при орієнтовних розрахунках враховано, що на перший етап поступає 10 договорів, а на кожному наступному етапі відхилені дого­вори вже розглядати і підписувати немає потреби.

Цей приклад ілюструє, що навіть проста зміна порядку виконання робіт може дати відчутний економічний ефект. У нашому випадку цей ефект становить 196 грн. при початкових затратах 738 грн., що складає 26,6%. Наведений приклад не поодинокий. Аналогічна ситуація виникає при виготовленні певних виробів та їх вибраковці, при виконанні ремо­нтних робіт, коли частина деталей йде в повторне використання та в багатьох інших випадках. Цей приклад також свідчить про ефективність використання функціональних моделей систем та виконання функціо­нально-вартісного аналізу за допомогою таких моделей.

Контрольні запитання

1. Яке значення має термін функціонально-вартісний аналіз, як він здійснюється?

2. Які основні завдання ФВА?

3. Який порядок виконання ФВА?

4. У чому полягає вимога адекватності моделі?

5. Який статус повинна мати функціональна модель для вико­нання ФВА?

6. Що розуміють під поняттями "центри затрат", "статті затрат"?

7. Які статті затрат Ви знаєте?

8. Що розуміють під поняттям "стабільність моделі"?

9. Як вказати статті затрат при побудові функціональної моделі на комп' ютері?

10. Як позначаються на моделі блоки робіт, для яких не виконана процедура декомпозиції?

11. В якому порядку слід вводити числові дані по статтях затрат у функціональну модель?

12. Для чого призначений генератор звітів функціональної моде­лі?

13. Які типи звітів можна побудувати за допомогою генератора звітів функціональної моделі?

14. Назвіть можливі причини низької ефективності діяльності пі­дприємств, які дозволяє виявити функціональна модель.