Тема 9. Особливості ведення обліку на транспорті

Питання

9.1 Сутність, види та методи бухгалтерського обліку.

9.2 Особливості обліку транспортного підприємства.

9.3 Порядок обліку та документування перевезень автомобільним транспортом.

9.1 Сутність, види та методи бухгалтерського обліку

Єдина система обліку на підприємстві, у галузі, державі забезпечується трьома нерозривно пов'язаними видами обліку: оперативно-технічним, статистич­ним і бухгалтерським.

Оперативно-технічний облік здійснюється безпосередньо на місці (цех, склад тощо) й забезпечує негайне спостереження та реєстрацію визначених вироб­ничих і комерційних операцій та інших факторів господарської діяльності під­приємства, організації, установи. Мета оперативного обліку - швидке одержання інформації про перебіг виробництва, реалізацію продукції (робіт, послуг).

Оперативно-технічний, або оперативний облік слугує для оперативного планування й поточного спостереження за розвитком виробництва, виконанням робіт, послуг. Він охоплює господарські й виробничі операції, що не мають без­посереднього відображення на рахунках бухгалтерського обліку. За допомогою оперативно-технічного обліку одержують дані про щоденний випуск продукції, щоденне відвантаження та реалізацію продукції, товарів, про витрати сировини й інших матеріальних цінностей, трудові витрати, дотримання умов договірних поставок тощо. Дані для оперативно-технічного обліку отримають шляхом без­посереднього спостереження за фактами господарської та виробничо-фінансової діяльності підприємств, організацій, установ.

Водночас оперативно-технічний облік охоплює й ті господарські операції, що не мають безпосереднього відображення у бухгалтерському і статистичному обліках. Так, за його допомогою контролюють явку працівників на підприємство й повернення з нього після закінчення робочого часу, роботу верстатів та машин, їхні простої, режим технологічного процесу, стан і перебіг розрахунків підприємства з іншими підприємствами, організаціями й установами тощо.

Показники оперативного обліку використовують для забезпечення контролю. Ці показники часто не документують, про них сповіщають усно.

Оперативний облік характеризується швидкістю одержання облікових відомостей.

Для отримання необхідної інформації дані оперативного обліку часто одержують шляхом спостереження, але нині дедалі ширше використовують сучасну техніку, наприклад, комп'ютери, телефакси тощо.

При оперативному обліку послуговуються всіма трьома видами вимірників, частіше - натуральними і трудовими.

Низку показників оперативного обліку передають до вищих організацій, наприклад, дані про випуск продукції, одержання врожаю зернових тощо. Такі показники узагальнюють і включають до складу оперативної звітності, яка слугуєдля спостереження за відповідними процесами в масштабі окремих галузей і народного господарства України в цілому.

Оперативно-технічним обліком мають бути зайняті працівники всіх служб під­приємства - виробничої, технічної, бухгалтерської, постачання, праці, кадрів тощо.

Статистичний облік — це планомірне збирання й вивчення масових кіль­кісних і якісних явищ і закономірностей загального розвитку за конкретних умов місця й часу (перепис наявності обладнання, визначення середньої заробітної плати працівників підприємства за категоріями працюючих, кількість і якість продукції, що виробляється, використання робочого часу, чисельності населення тощо). Дані про господарські та виробничі зміни статистичний облік одержує з оперативно-технічного й бухгалтерського обліків. Наприклад, за даними статистичного обліку можна визначити зростання продуктивності праці, зниження собівартості продукції (робіт, послуг), кількість працюючих за віком, статтю, кваліфікацією тощо. Ці дані допомагають аналізувати результати різних процесів і прогнозувати подальший їхній розвиток.

Таким чином, на основі статистичного обліку визначаються кількісні та якіс­ні показники роботи кожного підприємства. Операції та явища підлягають стати­стичному спостереженню, групуванню, обчисленню середніх і відносних величин, індексів, побудови рядів динаміки, аналізу тощо. Виходячи з цього, статистичний облік становить систему вивчення, узагальнення та контролю за масовими явищами, що мають загальнодержавний характер.

Бухгалтерський облік - це спосіб документального спостереження, відображення й контролю за господарською та фінансовою діяльністю виробників і господарників (підприємств, організацій, орендних, спільних підприємств, акціо­нерних товариств тощо), а також система збирання, вимірювання, обробки, інтер­претації та передачі інформації про господарську діяльність підприємства, установи, організації внутрішнім і зовнішнім користувачам для прийняття опти­мальних рішень. Облік ведеться у вартісному, натуральному та трудовому вимірни­ках. Він ґрунтується на суворому дотриманні документації та здійснюється на базі державних правових актів, тобто на основі правових чинників, що передбачає виникнення виробничих госпрозрахункових підрозділів (цех, бригада, ланка, виробник), малих підприємств.

Побудова бухгалтерського обліку залежить від розвитку всіх чинників, що зумовлюють його сутність. Так, застосування ПЕОМ дає змогу одному працівнико­ві оперувати нормативною, технологічною, обліковою, правовою інформацією, що підносить інтегрованість бухгалтерського обліку в системі управління на вищий рівень, породжуючи нову якість обліку й нові чинники його побудови.

Згідно з Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-ХІУ від 16 липня 1999 р.: «Бухгалтерський облік — процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень».

На відміну від інших видів обліку, бухгалтерський облік забезпечує суцільну реєстрацію всіх господарських операцій на підставі документів первинного обліку.

Бухгалтерський облік базується на документуванні всіх господарських про­цесів і проведенні періодичних інвентаризацій, забезпечує виявлення та мобіліза­цію резервів підприємства з метою зниження собівартості продукції (робіт, послуг).

Основними умовами правильної організації бухгалтерського обліку є використання найбільш раціональних форм і методів обліку, підвищення його технічного озброєння.

Особливості бухгалтерського обліку наступні:

— безперервне, повне й послідовне відображення господарських операцій;

— обов'язкове документальне підтвердження наявності господарських засобів і здійснення господарських операцій;

— узагальнення даних у грошовому вираженні;

— використання специфічних засобів і прийомів (оцінка, калькулювання, рахунки).

Бухгалтерський облік, у свою чергу, поділяється на фінансовий та управлінський.

Це дві галузі єдиної системи обліку, кожна з яких має окреме призначення й відіграє певну роль в управлінні підприємством, у забезпеченні не обхідною інформацією різних користувачів.

Фінансовий облік — це сукупність правил і процедур, які забезпечують підготовку й оприлюднення інформації про результати діяльності підприємства в цілому та його фінансовий стан відповідно до вимог законодавства і стандартів обліку. Ведення фінансового обліку є обов'язковим для всіх підприємств.

Функції фінансового обліку:

а) суцільне, повне й безперервне відображення всіх господарських операцій за звітний період;

б) складання встановленої фінансової (бухгалтерської) звітності;

в) надання необхідної та достовірної інформації користувачам.

Управлінський облік — це сукупність методів і процедур, які забезпечують підготовку й надання інформації для планування, контролю та прийняття рішень на різних рівнях управління підприємством.

Синонім управлінського обліку — внутрішній облік, внутрішньогосподарсь­кий облік, виробничий облік.

Управлінський облік — це внутрішній облік, який ведеться для задоволення потреб в інформації керівників усього підприємства та його структурних під­розділів.

Усі три види господарського обліку тісно пов'язані між собою й доповнюють один одного.

У бухгалтерському обліку для відображення руху засобів, коштів і господ-дарських процесів використовують три види вимірників: натуральні, трудові та грошові (вартісні).

Натуральні вимірники використовують для одержання даних за кількістю однорідних об'єктів обліку в одиницях вимірювання (за об'ємом, площею, вагою, довжиною). В обліку використовуються натуральні вимірники: міри довжини (сантиметри, метри, кілометри тощо), ваги (грами, кілограми, тонни тощо), площі

(квадратні метри, гектари тощо), об'єму (літри, кубічні метри, тощо) та ін. Натуральні вимірники використовують для обліку кількості матеріальних цінностей. Застосування матеріальних показників до сортів, сортиментів дає змогу одержувати дані про кількість і якість зумовлених матеріальних цінностей.

Метод бухгалтерського обліку - це сукупність способів і прийомів, за допомогою яких господарська діяльність підприємства відображається в обліку. Він складається з низки елементів, головні з яких наступні:

1) документація;

2) інвентаризація;

3) рахунки;

4) подвійний запис;

5) оцінка;

6) калькуляція;

7) баланс;

8) звітність.

Практичне використання кожного з них обумовлене відповідними положен­нями, інструкціями, указівками, розробленими і затвердженими державними органами.

Документація становить відображення господарських операцій у визначених носіях інформації - на паперових бланках або технічних носіях (магнітних стрічках, магнітних дисках, перфострічках, дискетах); це письмове засвідчення здійснення господарської операції, що надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку.

Інвентаризація - це спосіб перевірки в натурі наявності товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів шляхом перерахування, зважування, обмірювання й оцінки всіх залишків господарських засобів і порівняння з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризація - це спосіб бухгалтерського обліку майна, коштів під­приємства, що забезпечує відповідність облікових даних їхній фактичній наявності.

Рахунки (бухгалтерські) - призначені для обліку наявності руху господ-дарських засобів, коштів і їхніх джерел.

Подвійний запис. Уперше сутність подвійного запису було розкрито й логічно обґрунтовано у праці італійського математика Луки Пачолі, надрукованій 1494 р. під назвою "Трактат про рахунки і записи". Звідси поняття "подвійна італійська бухгалтерія". Пачолі називають батьком системи подвійної бухгалтерії. Першу друковану працю з бухгалтерії було невдовзі видано іншими мовами, тож вона породила чимало наслідувачів у Німеччині, Франції, Англії. Одну з таких робіт було перекладено російською мовою за правління Петра Першого.

Система подвійного запису, вихідні позиції якої було викладено Пачолі, ви­тримала іспит часом і ось уже понад 500 років використовується (у тих чи інших варіантах) усюди, де необхідний систематичний облік господарської діяльності. Подвійний запис - це принцип тотожного відображення господарських операцій на рахунках, що зумовлює рівність оборотів за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків.

Подвійний запис випливає з економічної сутності відображення операцій. Кожна господарська операція викликає зміни у двох видах господарських засобів,грошових коштів, або джерел, або в одному виді засобів чи коштів, у тій же сумі змінюється відповідний вид джерела.

Оцінка - це відображення об'єктів бухгалтерського обліку в єдиному грошо­вому вимірнику з метою узагальнення в цілому по підприємству.

Для відображення бухгалтерського обліку і звітності майно та господарські операції оцінюються в національній грошовій одиниці України способом під­сумовування витрат.

Записи в бухгалтерському обліку на валютних рахунках підприємства, а також операцій в іноземній валюті здійснюються в національній грошовій одиниці України (у гривнях) у сумах, які визначаються шляхом перерахунку іноземної валюти за курсом Національного банку України, що діє на момент здійснення операцій. Водночас зазначені записи здійснюються у валюті розрахунків і платежів (за кожною іноземною валютою окремо).

Калькуляція - це латинський термін, що означає "набирати", тобто набирати витрати з метою визначення собівартості продукції та послуг як у цілому, так і поодинці. Собівартість є базою для визначення ціни виробничої продукції, виконаних робіт і наданих послуг.

Бухгалтерський баланс - це звіт про фінансовий стан підприємства, який відображає його активи, зобов'язання і власний капітал на певну дату.

Бухгалтерська фінансова звітність - це система взаємопов'язаних і взаємо-зумовлених показників, що відображають господарсько-фінансову діяльність під­приємства, організації, установи за визначений період і становлять завершальний етап бухгалтерського обліку.

Бухгалтерська фінансова звітність має відображати зростаючим підсумком (за перший квартал плюс за другий, третій і четвертий - одержуємо за рік) майновий і фінансовий стани підприємства, установи, результати господарської діяльності за звітний період і ґрунтуватися на даних синтетичного й аналітичного обліків.

9.2 Особливості обліку транспортного підприємства

У бухгалтерському обліку на підприємствах транспорту відображається ви­робничо-фінансова діяльність, наявність і рух засобів, джерел їхнього утворення, по­точні операції з транспортування вантажів, перевезення пасажирів. Бухгалтерський облік у транспортних підприємствах має низку розглянутих нижче особливостей.

1. Особливістю обліку в транспортних підприємствах є наявність великої питомої ваги в основних засобах рухомого складу — транспорту, навантажувально-розвантажувальних машин, а також необхідність постійного обліку та контролю за їхнім технічним станом, необхідності заміни окремих вузлів, деталей, їхнього ремонту.

2. Обліковують специфічні запаси: паливно-мастильні матеріали (ПММ), шини, запасні частини й агрегати та витрати, пов'язані з їхнім зберіганням. У завдання обліку входить ретельне ведення не тільки синтетичного, а й аналітикного обліку за кожним видом ТМЦ. Наприклад, рахунок 20 "Виробничі запаси" має субрахунок (рахунок 2-го порядку) 207 "Запасні частини", до якого доцільно відкрити субрахунки 3-го рівня:

- 2071 — "Запасні частини, придатні до експлуатації" — до даного субрахунку відкрити наступні субрахунки: 20711 "Запасні частини, придатні до експлуатації — нові", 20712 "Запасні частини, придатні до експлуатації, що були в експлуатації";

- 2072 — "Запасні частини, що потребують ремонту";

- 20731 — "Агрегати на складі";

- 20732 — "Агрегати в експлуатації".

Наприклад: субрахунок 20З "Паливо", до якого доцільно відкрити субрахун­ки 3-го рівня:

2031 — "Дизельне пальне" (за сортами);

2032 — "Бензин" (за марками);

2033 — "Мастильні матеріали" (за видами);

2034 — "Рідини".

3. Для обліку витрат за господарськими операціями транспортних під­приємств призначено рахунок 23 "Виробництво". На АТП до цього субрахунка доцільно відкривати наступні субрахунки:

- Транспортування вантажів;

- Перевезення пасажирів;

- Транспортно-експедиційні витрати;

- Інші види діяльності.

4. Особливістю обліку є відсутність незавершеного виробництва, всі витрати відносять на собівартість реалізованих послуг.

5. У процесі діяльності обліковують особливі господарські операції:

- Експлуатаційні (перевезення пасажирів, вантажів);

- Гаражне, ангарне обслуговування;

- Витрати, пов'язані з обслуговуванням та зберіганням рухомого складу;

- Технічне обслуговування та ремонт транспортних засобів, причепів, агрегатів;

- Транспортно-експедиційні витрати;

- Транспортно-експлуатаційне обслуговування підприємств і населення;

- Попутне завантаження транспорту;

- Перегін нового рухомого складу;

- Утримання та експлуатація транспортних агентств, станцій технічного обслуговування (СТО), автовокзалів, депо.

6. Особливістю обліку на АТП є наявність субрахунків до рахунка 63, що відкриваються у трьох розрізах:

- Розрахунки з постачальниками за акцептованими та іншими розрахунковими документами, строк оплати яких не наступив;

- Розрахунки з постачальниками за неоплаченими в термін розрахунковими документами;

- Розрахунки з постачальниками за невідвантаженими поставками.

9.3 Порядок обліку та документування перевезень автомобільним

транспортом

Порядок обліку та документування перевезень автомобільним транспортом проводиться за Інструкцією про порядок виготовлення, зберігання, використання

єдиної первинної транспортної документації для перевезень вантажів автомобільним транспортом і обліку транспортної роботи, затвердженою наказом Міністерства статистики України і Міністерства транспорту України від 07.08.96 р. № 228/253 (із змінами і доповненнями). Виконання Інструкції є обов'язковим для всіх юридичних і фізичних осіб (незалежно від форми власності та відомчого підпорядкування):

- які здійснюють перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі або для власних потреб;

- для яких виконується перевезення вантажів на комерційній основі.

Автомобільні перевезення для потреб ведення бухгалтерського обліку поділяються на перевезення: у межах міста; приміські; міжміські; міжнародні.

Для ведення бухгалтерського обліку слід розрізняти наведені нижче поняття.

Перевізник — юридична або фізична особа, яка виконує перевезення ванта­жів автомобільним транспортом на комерційній основі (тобто за плату), і цей вид діяльності для неї не може бути єдиним, або одним із інших, або для власних потреб.

Замовник автотранспорту — юридична або фізична особа, для якої на її замовлення виконуються транспорті послуги.

Вантажовідправник — юридична або фізична особа, яка надає перевізнику вантаж для перевезення автомобільним транспортом.

Вантажоодержувач — юридична або фізична особа, яка здійснює прийом вантажу, доставленого автомобільним транспортом.

Для первинного обліку перевезених вантажів і транспортної роботи авто­мобільного транспорту підставою для списання ТМЦ у відправника вантажу і опри­буткування їх у одержувача, а також для виконання розрахунків між перевізником і замовником автомобільного транспорту використовуються наступні документи:

- подорожній лист вантажного автомобіля в міжнародному сполученні — типова форма №2 1 (міжнародна);

- подорожній лист вантажного автомобіля — типова форма № 2;

- подорожній лист службового легкового автомобіля — типова форма №2 3;

- товарно-транспортна накладна — типова форма №2 1 -ТН;

- талон замовника — типова форма № 1-ТЗ (використовується під час роботи автомобіля за погодинної форми оплати послуг). Оскільки наведений перелік типових форм становить бланк суворої звітності, то останні необхідно виготов­ляти з нумерацією, забезпечити облік отримання, зберігання та використання як бланків суворої звітності, вести журнал реєстрації виданих бланків.

Перевізники, які експлуатують автомобілі, зобов'язані при випуску автомобі­ля на лінію видавати водієві оформлений подорожній лист відповідної типової форми під розписку.

Типова форма № 1 (міжнародна) видається й діє на строк відрядження авто­мобіля та водія для виконання перевезення вантажу в міжнародному сполученні.

Типові форми № 2, № 3 видаються тільки на один робочий день (зміну) за умови здачі водієм подорожнього листа за попередній робочий день. На більший строк подорожній лист видається у випадках, коли водій виконує перевезеннявантажу в міжміському сполученні понад одну добу згідно з наказом перевізника. Експлуатацію автомобіля без подорожнього листа заборонено.

Товарно-транспортна накладна типової форми № 1-ТН — це єдиний первинний документ, який є підставою для списання ТМЦ у вантажовідправника й оприбуткування їх у вантажоодержувача при перевезенні вантажів у межах України, а також для їхнього складського, оперативного й бухгалтерського обліку. Вона відправляється вантажовідправником на кожне перевезення автомобілем і для кожного вантажоодержувача окремо. Накладна виписується в 4-х примірниках. Перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для списання ТМЦ. Другий примірник водій здає вантажоодержувачу — він є підставою для оприбуткування ТМЦ. Третій і четвертий примірники, завірені підписом і печатками вантажоодержувача, водій передає замовнику автотранспорту для оплати за виконане перевезення. Четвертий додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

При транспортуванні вантажу власним транспортом достатньо виписати три примірники товарно-транспортної накладної. Перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для списання ТМЦ. Другий примірник водій здає вантажоодержувачу — він є підставою для оприбуткування ТМЦ. Третій додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахуван­ня заробітної плати водієві.

При перевезенні однорідних вантажів від вантажовідправника на одну й ту ж відстань допускається оформлення однієї товарно-транспортної накладної на весь обсяг вантажу, перевезеного автомобілем за зміну. При цьому оформлення проміжних ходок здійснюється з видачею відправником водієві автомобіля талона на кожне окреме перевезення (ходку).

Перевезення вантажним автомобілем власних речей громадян на їхнє замовлення здійснюється за подорожнім листом з доданими квитанціями до прибуткового касового ордера про сплату послуг.

Згідно з П(С)БО 9 "Запаси" і П(С)БО 7 "Основні засоби" витрати, пов'язані з транспортуванням, включаються до вартості ТМЦ. Відповідно до цієї норми до початкової вартості необоротних активів (рах. 10, 11, 12) і вартості запасів (рах. 2-го класу) включаються витрати з перевезення до місця їхнього зберігання, використан­ня. Крім того, можливий варіант (на вибір підприємства), коли транспортні витрати обліковуються на окремому субрахунку, який відкривається до субрахунків 2-го класу, наприклад, 20 рахунка, і списуються на підставі, визначеній у додатку до П(С)БО 9 "Запаси", як транспортно-заготівельні витрати. При розподелі обліку транспортно-заготівельних витрат, понесених при транспортуванні товарів, рахунок 28 використовується як субрахунок 289.