3.     Поняття, зміст і характеристика загальних функцій управління

Як зазначалося вище, загальні функції управління притаманні всій системі управління в цілому та її окремим ланкам. Першу їх підгрупу складають пізнавально-програмувальні функції, які пов’язані з вибором та обґрунтуванням цілей даної соціальної системи, шляхів і засобів їх досягнення.

Реалізація цих функцій закладає фундамент управлінської діяль­ності, робить її потенційно науково обґрунтованою, дозволяє ефективно вирішувати задачі безпосереднього впливу на об’єкти управління. Ана­ліз, прогнозування і планування, що складають підгрупу цих функцій, як самостійних, у той же час тісно взаємопов’язані.

Аналіз — це функція управлінь, яка призначена для вивчення, сис­тематизації, узагальнення та оцінки досягнутих результатів. На основі даних аналізу виявляються вузькі місця в діяльності органів внутрішніх справ, оцінюються кінцеві результати, обґрунтовуються управлінські рішення. В певному сенсі ця функція є базовою: з неї фактично почи­

нається процес управління, з її допомогою визначається мета управ­ління, аналітичне дослідження дозволяє виробити оптимальний ва­ріант управлінського рішення, аналіз досить часто використовується в процесі виконання управлінського рішення та при підбиванні під­сумків виконання рішення.

Прогнозування — це науково обґрунтоване передбачення, яке дає випереджуючу інформацію про розвиток (стан) конкретних явищ і про­цесів у майбутньому. Воно покликане забезпечити науковість, обґрунто­ваність, раціональність будь якого виду людської діяльності. Прогнозу­вання включає вивчення та математичну обробку кількісних даних, що характеризують стан об’єкта управління і наукове передбачення його стану в майбутньому на підставі побудови моделей. Прогнозування можна розглядати як самостійну управлінську функцію, або як складо­ву частину функції планування. Прогнозування як функція управління в діяльності органів внутрішніх справявляє собою процес формування передбачення щодо ймовірності якоїсь події або шляхів розвитку об'єк­та прогнозу.

Види прогнозування.

1. Для прогнозування розвитку зовнішнього середовища функ­ціонування органів внутрішніх справ потрібно мати науковий ана­ліз політичних, соціально-економічних, демографічних та інших умов їхньої діяльності. Співробітники органів внутрішніх справ можуть використовувати вже готові прогнози, які стосуються, зо­крема, змін економічної географії того чи іншого регіону, густоти, пер­спектив розвитку транспорту, засобів зв’язку і т.д.

2. Кримінологічне. Особливе значення для органів внутрішніх справ має кримінологічне прогнозування. Злочинність характеризуєть­ся якісно-кількісним станом, структурою, динамікою, взаємозв’язком усіх своїх властивостей соціальної та кримінально-правової природи.

3. Організаційно-управлінське та організаційно-технічне. Важли­ве значення має організаційно-управлінське та організаційно-технічне прогнозування самої системи органів внутрішніх справ. Воно дозволяє уявити їх майбутній кількісний та якісний стан: можливі зміни функцій, організаційної структури, кадрового та матеріально-технічного забезпе­чення і т.п.

Планування — це функція управління, яка визначає завдання окре­мих підрозділів на основі загальних цілей системи управління і забезпе­чує розробку взаємопов’язаних завдань, визначає порядок і терміни ви­конання комплексу або окремих завдань. Воно повинно ґрунтуватися на вивченні суспільних потреб, на наукових прогнозах, на аналізі та оцінці різних варіантів рішень, їх безпосередніх та довгострокових наслідків.

Планування як функція управління закладає основи майбутньої роботи з урахуванням різнорідних факторів, які впливають на розви­ток самої системи та на умови її діяльності. Результатом здійснення да­ної функції є установчі управлінські рішення типу програм, директив, планів і т.п. Особливості плану полягають: в складному характері його змісту, який являє собою сукупність взаємопов’язаних окремих рішень, в його специфічній формі і чіткому визначенні календарних термінів ви­конання намічених заходів, у встановленій процедурі його розробки та прийняття.

Види планування.

Стратегічне планування здійснюється із перспективою на п’ять та більше років, з урахуванням основних напрямків соціального та еконо­мічного розвитку країни та відповідних областей.

Організаційно-тактичне планування передбачає розробку поточних (річних, піврічних та квартальних) планів. Воно полягає у визначенні основних завдань та напрямів діяльності органів внутрішніх справ на від­повідний період, а також конкретних заходів організаційного характеру.

Організаційно-оперативне планування включає розробку спеціаль­них планів діяльності органів внутрішніх справ, а також складання пла­нів індивідуальної виховної роботи усіх керівників та індивідуальних планів роботи співробітників. На відміну від перспективних та поточних планів, на основі яких здійснюється уся організаційна та оперативно- службова діяльність органів внутрішніх справ різного рівня та їх струк­турних підрозділів протягом певного календарного періоду, спеціальні плани служать вирішенню конкретних завдань у міру їх виникнення.

У системі функцій управління особливе місце займають організаційно-регулюючі функції, до яких відносяться: організація, регулюван­ня, контроль та облік. Ці функції передбачають безпосередній вплив на об’єкти управління з метою досягнення раніше сформульованих цілей соціальної системи, отримання запрограмованих результатів.

Організація є центральною серед вказаних функцій і в самому за­гальному вигляді під нею можна розуміти формування управляючої та управляємо! систем, суб’єкта й об’єкта управління.

Організація, що виступає як упорядкований стан системи, є результа­том цілеспрямованого здійснення організаторської функції управління.

Виникаючі тут завдання вирішуються різними засобами з урахуванням специфіки системи, що створюється, але з єдиною метою — визначити, закріпити та забезпечити реалізацію усього комплексу організаційних відносин, які необхідні для її ефективного функціонування.

Таким чином, організація системи передбачає визначення і форму­вання її ланок, розподіл праці між ними та створення умов для їх по­годжених дій.

Багатолітні дослідження в цьому напрямі велися в основному з ви­значення залежностей між:

- структурою служби або підрозділу і якістю виконання ними функцій;

- ефективністю функціонування об’єктів управління від організа­ції діяльності;

- організацією праці робітників і їхньою продуктивністю.

У діяльності ОВС питання організації в основному вивчалося у зв’язку з організацією оперативно-службової діяльності. Тільки за останні роки об’єктом уваги стала структура і діяльність підрозділів ОВС, у тому числі й підрозділів системи ОВС.

Це зумовлене тим, що рішення задач оптимізації організаційних структур тільки на основі використання досвіду вже не уявляється мож­ливим. Потрібен науковий підхід до рішення цієї задачі.

Фахівці в області управління визнають, що ефективність діяльнос­ті багато в чому залежить від характеру здійснюємого організаційного впливу.

У цілому організаційний вплив здійснюється по трьох взаємопов’я­заних напрямах:

1) формування вдосконалення організаційних структур системи ОВС у цілому, і їх окремих підрозділів;

2) оптимального розподілу функцій і видів робіт між структурними підрозділами і налагодженням взаємодії між ними;

3) поєднання застосування індивідуальної і групової (бригадної) форм оперативно-службової діяльності, використання групово­го, індивідуально-групового способів її організації і проведення.

Під організацією одні також розуміють певне соціальне утворен­ня (державний або суспільний орган, трудовий колектив) інші — стан об’єкта та суб’єкта управління, їхню упорядкованість і цілісність в функ­ціональному і структурному відношеннях, треті як свідому діяльність, направлену на упорядкування тих або інших соціальних утворень.

Організація це функція: створення конкретних соціальних систем (формування їх функціональної і організаційної структур); обґрунту­вання штатної чисельності; підбір і розстановка кадрів; інформаційне, матеріально-технічне і фінансове забезпечення даної системи; встанов­лення між її елементами стійкого взаємозв’язку, яким гарантується їхня надійна взаємодія.

Організація як функція управління реалізується в наступних видах роботи: проектування структури підрозділів (відділів, відділень, груп, старших виконавців); розподіл посадових повноважень, прав і відпові­дальності між підрозділами і виконавцями; організація праці співробіт­ників (керівників, технічного персоналу); формування спеціальних ор­ганів управління або підрозділів (штаби, чергові частини); організація оперативно-службової діяльності і виховного процесу; підготовка осо­бового складу; аналіз оперативної обстановки; планування; здійснення заходів; проведення адміністративно-організаторських заходів (зборів, нарад, засідань, спортивних змагань і ін.); здійснення організаційного регламентування діяльності і нормування праці.

Таким чином, зміст організаційної діяльності в значній мірі зале­жить від її конкретної цілі — створення нової системи або вдосконален­ня існуючої.

У ОВС формування системи частіше за все здійснюється на основі тих, що вже склалися, але потребують вдосконалення. Проте в будь якому випадку при цьому необхідно в першу чергу визначити або уточнити при­значення системи, що створюється, тобто її цілей, завдань та функцій.

Регулювання в широкому значенні розуміється як збереження, під­тримання, удосконалення та розвиток стану упорядкування організо­ваності системи. Іншими словами регулювання являє собою функцію управління в ході якої проводиться свого роду «підстройка» вже орга­нізованої системи до зовнішніх і внутрішніх умов її функціонування, що змінюються. Зміна умов викликає відхилення системи від заданих параметрів. Встановлення таких відхилень, забезпечення нормального функціонування системи є головним завданням регулювання.

Як функція управління, регулювання є, по суті, організаторською ді­яльністю його суб’єкта. Воно полягає в організації оперативного управ­ління, тобто в налагодженні повсякденної праці підрозділів та співробіт­ників, у забезпеченні взаємодії структурних ланок, а також в навчанні та вихованні кадрів. Регулювання конкретизує управління, сприяє успіш­ному вирішенню оперативно-службових завдань. Тому обсяг роботи щодо виконання даної функції зростає у міру наближення до виконавсь­кого рівня системи. Повсякденне оперативне управління, яке здійсню­ється керівником, передбачає прийняття нових управлінських рішень та внесення змін в ті, що були прийняті раніше.

Контроль як функція управління пов’язаний з необхідністю по­стійної перевірки результатів будь-якої діяльності з тим, щоб своєчасно усунути недоробки, підвисити її ефективність. Це функція управління, зміст якої полягає в системі спостереження та перевірки відповідності процесу функціонування об’єкта управління прийнятим управлінським рішенням, виявлення результатів управляючих дій на об’єкт управлін­ня, допущених відхилень від прийнятих управлінських рішень, принци­пів організації та регулювання.

Як функція управління він передбачає нагляд та перевірку відпо­відності процесу функціонування системи прийнятим законам, планам, правилам, встановленим стандартам, виданим наказам і т. ін. За допомо­гою контролю виявляються результати управлінських дій, відхилень від принципів організації та регулювання, які були допущені.

Особливості змісту контрольної діяльності дозволяють спе­ціалізувати в ній певні підрозділи та конкретних співробітників. Контр­оль завжди обумовлюється певною здійсненою роботою, а тому має похідний, вторинний характер. Являючи собою збирання та перероб­ку інформації про функціонування системи чи окремих її елементів, контроль, однак, не обмежується фіксацією досягнутих результатів. Він обов’язково доповнюється управлінським впливом, спрямованим на усунення виявлених хиб. Контроль здійснюється всіма суб’єктами управління, але його обсяг, форми та методи диференціюються з ураху­ванням рівня відповідного апарату.

Контроль — це своєрідна форма зворотного зв’язку, що дозволяє встановлювати наскільки точно дотримуються задані системою параме­три. Контроль потребує обліку результатів діяльності виконавців.

Облік полягає в здобуванні, обробці, аналізі та систематизації відо­мостей про результати функціонування системи та виконання співро­бітниками доручених їм завдань. Це систематизований збір даних про статику (структуру) і динаміку (зміну) об’єкта управління. Складаючи основу контролю, облік здійснюється в його процесі та завершує переві­рочну діяльність. Сам же контроль передбачає аналіз та оцінку не тільки кількісної, але й якісної інформації, констатацію фактів реалізації або не­виконання конкретних рішень, з’ясування причин виявлених порушень.