2.     Зміст функцій управління, критерії їхнього розмежування і основна класифікація

Для вивчення сутності функцій та для управлінської практики сут­тєве значення має класифікація функцій управління. Проте в зв’язку з тим, що немає чіткого критерію такої класифікації, вирішення цього за­вдання здійснюється неоднозначно.

Найбільш поширеною є класифікація функцій за змістом роботи, що виконується.

За цією ознакою вони поділяються на:

1) загальні функції управління, притаманні всій системі управління в цілому і окремим її ланкам;

2) функції системи управління або функції — задачі, що забезпечу­ють організаційний вплив на окремі сфери соціальної дійсності, що сприяє виконанню різноманітних видів робіт у цих сферах;

3) функції процесу управління, або функції — операції, які вихо­дячи з означеної назви, забезпечують управлінський процес або цикл.

Зміст управління, утворює система функцій, тобто окремих віднос­но самостійних, але взаємопов’язаних видів відповідної діяльності.

Більш глибокому розумінню суттєвості функцій будь-якої системи управління, в тому числі і системи правоохоронних органів, раціонально­му їхньому розподілу і поєднанню сприяє їхній аналіз і класифікація.

Це говорить про необхідність постійного вдосконалення компетен­ції ОВС, визначення і закріплення за нею всіх функцій, якими вона по­винна бути наділена, а також виявлення проблемних ситуацій в її діяль­ності і пошук засобів їхнього вирішення.

Дана позиція, однак потребує уточнення. Звичайно, коли кажучи про зумовленість функцій системи управління, її задачами, мають на увазі кінцеві, глобальні задачі. Отже, функції повинні відповідати кін­цевим задачам, однак їхнє існування визначається і іншими факторами.

Класифікація функцій дозволяє виключити дублювання функ­цій. Розмежувати внутрішньо суперечливі функції, а також функції,

не пов’язані між собою, іншими словами, розглянути функціональну структуру ОВС.

Водночас правильна класифікація функцій дозволяє побачити зв’язок між зусиллями окремого співробітника і тим, на що націлений колектив підрозділу в цілому, зрозуміти важливість і значення його роботи.

Функції надають уявлення про сфери оперативно-службової ді­яльності, про об’єкти діяльності. Вони існують не абстрактно, а завжди виступають як цілеспрямована діяльність саме даного органу або його структурної ланки з виконання поставлених перед ним задач.

Відповідно, при класифікації функції системи управління треба ви­ділити її основи:

1) родовий як основне направлення (сфера) діяльності або виду суспільних відношень на які впливає суб’єкт;

2) видовий як однорідні групи об’єктів управління;

3) підвидовий (поодинокий) як однорідність задач, що вирішують­ся відносно конкретного об’єкта управління.

Таким чином, функції групуються на базі об’єктивних закономір­ностей в управлінських стосунках, а не навколо вже існуючих структур, того або іншого підрозділу, служби або органу. Перелік функцій необхід­но викладати від загальних до конкретних. Вихідним пунктом є визна­чення цілі і задач.

У процесі подальшої класифікації виділяються комплекси (сукуп­ність) функцій і окремі або конкретні з них.

1. Залежно від напряму (сфери) діяльності або виду суспільних відносин, на регулювання яких направлений керуючий вплив, функ­ції органу внутрішніх справ можна класифікувати як зовнішні та вну­трішні.

Під зовнішніми слід розуміти функції, що реалізуються для здій­снення впливу на об’єкти зовнішнього середовища (профілактична ро­бота, дізнання та ін.).

Внутрішні функції реалізуються в процесі внутрішньорганізаційної діяльності служби або підрозділу (діловодство, фінансова, матеріально- технічна, медична і т.д.).

2. Залежно від однорідності групи об’єктів, на які направлений ке­руючий вплив, функції (правоохоронних органів) можна класифіку­вати на:

- функції побудови системи управління;

- функції здійснення процесу управління.

Функції побудови системи управління забезпечують виконання за­дач, які постають перед системою управління (наприклад, функції орга­нізації системи, яка управляється, організації управляючої системи).

Ці функції носять організаційний характер.

Функції здійснення процесу управління безпосередньо реалізують задачі які стоять перед системою управління

3. В залежності від виконуваних у процесі їхньої реалізації задач функції можна поділити на:

- основні (об’єктивні або спеціальні);

- загального керівництва (управлінські або штабні);

- забезпечуючі (допоміжні).

До основних функцій відносяться ті, заради яких створена і функці­онує служба, підрозділ або орган. Вони є, як правило, зовнішніми.

Основні функції не можуть бути реалізовані, якщо для цього в сис­темі управління не будуть створені необхідні умови і передумови. Тому поряд з основними існують функції загального керівництва (штабні або управлінські) і забезпечуючі функції, реалізація яких ці умови і переду­мови створює.

На відміну від основних функцій, які є зовнішніми, функції загаль­ного керівництва (штабні або управлінські) і забезпечуючі слід віднести до внутрішніх, оскільки вони реалізуються, як правило, в процесі вну- трісистемної діяльності.

Загальні функції управління — означена група поділяється на дві підгрупи:

- пізнавально-програмуючі, включаючи (аналіз, прогнозування і планування);

- організаційно-регулюючі, включаючи (організацію, регулюван­ня, контроль).

Додатково загальні функції управління ми розглянемо при викла­денні наступного питання.

Наступною групою функцій є функції системи управління — або функції задачі, до яких відносять: основні, забезпечуючі та штабні функ­ції. Всі вказані функції за напрямками впливу поділяються на зовнішні і внутрішні.

Функції системи управління (функції-завдання) — забезпечують організуючий вплив на окремі сфери діяльності, що сприяє виконанню різних видів робіт у цих сферах. За значенням завдань, для яких вони виконуються функції поділяються:

1. Основні функції, які відповідають призначенню відповідної сис­теми. Так, до основних функції органів внутрішніх справ відно­сяться: гарантування особистої безпеки громадян, захист їх прав, свобод та законних інтересів; забезпечення охорони громадсько­го порядку; забезпечення громадської безпеки; попередження, припинення злочинів та інших правопорушень; своєчасне вияв­лення, розкриття та розслідування злочинів, розшук осіб, які їх скоїли; забезпечення безпеки дорожнього руху; захист власності від злочинних посягань; виконання адміністративних стягнень.

2. Забезпечуючі функції, основним призначенням яких є підтримка життєзабезпечення та відповідного рівня діяльності всіх струк­турних підрозділів системи. Цілком очевидно, що для реалізації основних функцій повинні існувати й забезпечуючі, до яких від­носяться: кадрова, матеріально-технічна, фінансово-економічна, інформаційна, діловодства і т.д. Слід звернути увагу на ту обста­вину, що реалізація основних функцій системи управління завжди пов’язана зі сферою зовнішнього управління (зовнішні функції), в той час як забезпечуючі функції здійснюються у сфері внутріш­нього управління (внутрішні функції). За допомогою цих функцій суб’єкт управління визначає дійсні потреби системи та її підсис­теми у відповідних ресурсах; виявляє всі ресурси суспільства для задоволення потреб даної системи; розподіляє одержані ті наявні засоби у відповідністю з їх належністю та потребами підсистем; стежить за раціональним та економним використанням ресурсів.

3. До третьої групи функцій системи управління відносяться штаб­ні функції (функції загального керівництва). Підвищення ролі органів внутрішніх справ у забезпеченні правопорядку, усклад­нення процесу управління ними обумовили реалізацію в органах внутрішніх справ функції загального керівництва (штабної). Ці функції виконують крім керівників, штабні підрозділи, чергові частини, апарат Міністрерства внутрішніх справ України. Такими функціями є (на прикладі функцій Головного штабу МВС Украї­ни): безпосереднє стеження за оперативною обстановкою та орга­нізація реагування на її зміни; аналітична робота та планування; контроль за виконанням; координація та узгодження діяльності галузевих служб; організація удосконалення правового забезпе­чення; організаційне та методичне забезпечення діяльності штаб­них апаратів; організація та розповсюдження передового досвіду.

Класифікацію функцій управління завершує група функцій процесу управління (функцій-операцій), що складають основу всякого процесу управління.

Вказані функції можна розділити на дві підгрупи:

1) підготовки та прийняття управлінського рішення;

2) реалізація управлінських рішень.

До першої групи належать функції:

а) діагноз стану системи, виявлення проблеми та постановка цілі. Ця функція полягає у точному діагнозуванні та формулюванні проблеми за допомогою оперування вихідною інформацією про середовище функці­онування, про стан і результати діяльності системи, а також науково об­грунтований аналіз достатнього обсягу вихідної об’єктивної інформації, вміння реально сформулювати проблему;

б) висунення управлінських гіпотез — тобто припущень про необ­хідність і можливі засоби, способи та методи здійснення яких-небудь позитивних змін у системі, середовищі її функціонування. Управлінська гіпотеза — один із варіантів мети припустимої безпосередньої діяльнос­ті щодо розв’язання проблеми;

в) оперування інформацією — функція, яка включає збирання, об­робку та аналіз інформації, є стадією оцінки управлінських гіпотез. Саме на цій стадії управлінська гіпотеза остаточно переводиться в ранг «мети» предметної управлінської діяльності і при необхідності набуває форми і сили команди, розпорядження, наказу, нормативного акту;

г) підготовка проекту управлінського рішення — полягає в оформленні вибраного варіанта рішення у вигляді проекту рішення; погодження про­екту рішення із зацікавленими особами; обговорення проекту рішення;

д) прийняття рішення — означає підписання або затвердження його керівником, на цій стадії проект рішення перетворюється у рішення, на­дається юридична сила.

До другої групи належать функції:

а) організація виконання управлінського рішення — етап на якому здійснюються управлінські операції, що завершуються досягненням по­ставленої мети або виконання конкретних завдань;

б) контроль та облік управлінського рішення — це функція, яка по­лягає в забезпеченні збору, передачі, збереження та обробки даних об­ліку, тобто в кількісному обрахуванні, реєстрації та групуванні інфор­мації про діяльність системи управління, про виконання управлінських рішень, про кількісну наявність матеріальних ресурсів та фінансів;

в) корегування управлінського рішення та регулювання системи управління — це процес внесення уточнень та зміни в управлінські рі­шення, які були прийняті раніше і вже реалізуються та оперативне роз- порядництво щодо виконання управлінського рішення;

г) підведення підсумків (діагноз нового стану системи та керованого об’єкта) полягає у встановленні, що мета досягнута, завдання викона­не і система перейшла у новий стан, суб’єкт управління повинен знову здійснити оцінку її можливостей, виявити та сформулювати подальші проблеми, які потрібно вирішувати.

Загальні функції, функції системи і функції процесу управління іс­нують поряд та у взаємозв’язку одна з одною. В зв’язку з цим недооцінка тієї або іншої функції, недобросовісне її виконання неминуче негативно відображається на всій системі функцій і результатах управління.

Розвиток і вдосконалення всіх функцій управління означає покра­щення роботи людей, пов’язаних з управлінням. У підвищенні ефек­тивності управління і всіх його функцій, виконавчої дисципліни, іні­ціативи, підприємливості, в розвитку почуття нового і організаційної здатності людей.