4. Формування внутрішніх і зовнішніх умов управлінської праці

Праця працівників міліції з причин специфіки і багатомасштабності реалізуємих ними службових функцій проходе в різних внутрішніх і зо­внішніх умовах. Ціль наукової організації праці, щоб спираючись на до­сягнення науки, виявити і усунути несприятливі фактори внутрішнього і зовнішнього середовища та створити такі умови, які б максимально сприяли підвищенню продуктивності праці, збереженню здоров’я і жит­тя робітників управлінської праці.

У комплексі заходів, забезпечуючих ефективність праці у сфері управ­ління, важлива роль відводиться організації робочих місць (внутрішнє се­редовище) та створенню сприятливих умов праці (зовнішнє середовище).

Організація робочих місць охоплює: облаштування і планування службових приміщень та розташування в них робочих місць необхідни­ми меблями та сучасними технічними засобами переробки інформації.

Виходячи із мети НОУГІ, поняття раціональна організація робочо­го місця можна визначити як систему науково обґрунтованих заходів з підвищення працездатності та продуктивності праці, ступеню викорис­тання творчого потенціалу, збереження здоров’я і подовження життя робітників управлінської праці на ґрунті комплексних нововведень в обладнання приміщень і робочих місць та впровадження сучасних тех­нічних засобів.

Умови праці включають такі фактори:

1) санаторно-гігієнічні: мікроклімат (температура, вологість та швидкість руху повітря), освітлення, шум, вібрація та колір службових приміщень й обладнання;

2) естетичні: кольорова гама інтер’єру, озеленення службових при­міщень, використання в інтер’єрах приміщення творів живопису та творів прикладного мистецтва;

3) психофізіологічні: умови високоефективної діяльності і збере­ження здоров’я робітників (поступове входження в працю, рит­мізація праці, нормальна зміна праці і відпочинку, зміна форм ді­яльності, активні форми праці і відпочинку та інше);

4) соціально-психологічні: здійснення заходів, спрямованих на фор­мування психологічної готовності людини до роботи з новою техні­кою, до різного роду нововведень (зняття психологічних бар’єрів), нормального психологічного клімату в колективі, встановлення доброзичливих відносин між керівниками та підлеглими.

Таким чином, враховуючи викладені фактори, умови праці — це су­купність факторів (елементів) виробничого середовища та трудового процесу, які здійснюють вплив на функціональний стан організму люди­ни — здоров’я, працездатність, задоволення працею та її ефективність.9

Для дослідження цих складових широко використовуються знання з фізіології та анатомії, психології, медицини, естетики й такої комплек­сної науки, як ергономіка, предметом якої є система «людина — знаряд­дя праці — виробниче середовище». Дані вимоги дістають специфічного розв’язання при створенні сприятливих умов праці окремих категорій працівників. Так, при обладнанні стаціонарного робочого місця слідчого необхідно мати на увазі, що суворість, утилітарність і офіційність об­становки його службового кабінету мають сполучатися з дотриманням естетичних вимог, сприяти створенню спокійної атмосфери, яка нала­

9 Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. - М., 1995, с. 185.

штовує на довірчу бесіду, викликає повагу до слідчого як до представ­ника державної влади.

Організацію трудового процесу й оцінку його ефективності необхід­но здійснювати з урахуванням рекомендацій ряду наук, у числі котрих в першу чергу треба назвати фізіологію праці, психологію праці, інженер­ну психологію. Висновки і результати цих наук складають психофізіо­логічні основи НОП. Крім того, механізм впливу оточуючого середови­ща на привабливість і продуктивність вивчається санітарією, гігієною та виробничою естетикою, їхні положення та рекомендації складають санітарно-гігієнічні основи НОП.

Кожному працівнику при виконанні своїх функціональних обов’яз­ків доводиться вступати в контакт із співвиконавцями, керівниками, підлеглими, з представниками суміжних підрозділів та інших організа­цій. Обстановка, яка складається під час цих контактів, створює соці- ально-психологічний клімат колективу. Шляхи створення нормального соціально-психологічного клімату в колективі вивчаються соціальною психологією та психологією управління. Висновки і рекомендації цих наук складають соціально-психологічні основи НОП.

Наведені вище положення набувають специфічного змісту стосовно управлінської праці, зокрема, в органах внутрішніх справ, яка потребує не тільки витрат розумової енергії, витрат фізичних сил (нерідко значних), але головним чином — великих психічних навантажень. Витрати нерво­вої енергії можна поділити на три групи. Перша — витрати інтелектуаль­ного порядку, тобто мислення, пам’яті, уваги. Вони мають місце при таких функціональних процесах, як читання, слухання, мовлення, здійснення інших розумових процесів. Друга — це моральні витрати, зумовлені по­стійною присутністю в управлінській діяльності високої моральної від­повідальності. Третя — емоційні витрати, які визначаються в першу чергу станом внутрішньої напруженості, закономірно пов’язаної з прийняттям і виконанням управлінських рішень, подоланням конфліктних ситуацій.

Такі групи витрат особливо характерні для праці керівників і опера­тивних працівників органів внутрішніх справ, які постійно впливають на правопорушників та працюють нерідко в складних умовах оператив­ної обстановки. Компенсація таких витрат забезпечується застосуван­ням різних прийомів раціоналізації розумової діяльності, а також ство­ренням для психіки людей сприятливих умов на їхніх робочих місцях.

Робоче місце — це «зона трудової діяльності одного чи декількох ви­конавців, оснащена необхідними засобами для виконання виробничих

завдань (посадових обов’язків)»10. Наведене визначення в цілому відпо­відає поняттю робочого місця співробітника органів внутрішніх справ. У працівників зі спорідненими обов’язками та відповідно трудовими процесами і операціями обладнання робочих місць може бути в осно­вному однаковим. У всіх випадках при обладнанні робочого місця, роз­ташованого в службовому приміщенні міліції, вимагається визначити: систему і технічні засоби зв’язку; засоби збору, обробки, передачі і збере­ження інформації; довідково-службові матеріали та літературу (кодек­си, списки телефонів, довідники тощо); перелік необхідних для постій­ного використання бланків документів, канцелярську та іншу оргтехні­ку. Характерним для працівників органів внутрішніх справ майже усіх посадових категорій є виконання ними трудових процесів як в службо­вих кабінетах, так і в інших, найрізноманітних місцях: на місцях подій, маршрутах патрулювання, в квартирах громадян і таких специфічних установах, як місця позбавлення волі, слідчі ізолятори, медичні витве­резники і т. ін. Ця обставина потребує розробки засобів, що створюють умови для праці поза службовими кабінетами, зокрема: спеціального одягу, взуття, засобів зв’язку, виявлення та фіксування слідів злочину, оргтехніки, транспорту і т. ін.

Організація робочих місць передбачає здійснення комплексу організа- ційно-технічних заходів. Конкретний зміст таких заходів має багато спіль­ного, але чимало й специфічного, обумовленого характером праці. Вихід­ним моментом в організації та обслуговуванні робочих місць є визначення предмета праці й характеру використовуваних засобів праці. Оснащення робочих місць осіб, які займаються управлінською працею, підпорядкова­не меті забезпечення ефективності їхньої роботи з інформацією і людьми. Тут потрібний облік інтелектуальних, моральних та емоційних витрат. Це повинно мати вирішальне значення при проведенні конкретних заходів з НОУП, що передбачають створення найсприятливіших умов праці.

Організація робочого місця включає в себе два основні елементи: планування та обладнання.

На попередньому етапі організації робочого місця насамперед необхід­не його правильне планування, тобто найбільш раціональне взаємне розта­шування предметів і обладнання, оснащення засобами праці, а також опти­мальне розташування самого працівника для успішного виконання ним сво­їх функціональних обов’язків, економії його розумових і фізичних зусиль.

10 Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ. - М., 1973, с. 51

Раціональне планування робочого місця полягає в тому, щоб звести до мінімуму зайві рухи та переміщення; створити такі умови праці, які б сприяли підвищенню її продуктивності та зниженню стомлюваності людини; економно використовувати наявні площі. Вказані цілі будуть до­сягнуті при погодженому плануванні робочих місць, яке враховує рухи взаємодіючих працівників, потоки інформації і т. ін. Співробітники, які найбільш часто вступають в контакти між собою, мають розташовуватися поблизу один від одного11.

Для нормального функціонування підрозділу важливо забезпечувати робочі місця необхідними засобами зв’язку: зоровою (світлова сигналі­зація); звуковою (дзвінок, телефонний і радіозв’язок); комбінованою і т. ін. До засобів зв’язку і сигналізації пред’являються такі основні вимоги: час на подання сигналів має бути невеликим, а дії людини, яка реагує на них, — простими.

Обладнання службових приміщень припускає вибір для окремих структурних підрозділів чи окремих працівників приміщень раціональ­них форм, габаритів і розмірів, а також планування цих приміщень і ро­бочих місць у них.

Планування службових приміщень містить у собі розподіл струк­турних підрозділів по кімнатах і таке розміщення в них меблів і різного устаткування, що запобігає втрати часу через зайві переміщення, забез­печує ощадливе використання площі та збереження здоров’я працюю­чих. Планування службових приміщень визначається процесом роботи, здійснюваної в них. При цьому враховуються функціональна значи­мість структурного підрозділу, зміст і технологія виконання робіт, вза­ємозв’язку працівників у процесі праці.

При плануванні службових приміщень і робочих місць у них необ­хідно враховувати наступні рекомендації:

- рух робочого потоку повинний бути прямоточним, без зайвих по­вернень і перетинань;

- структурні підрозділи і окремих працівників, що найбільш часто всту­пають у ділові контакти варто розміщати близько один від одного;

- шафи, стелажі й інше устаткування колективного користування необхідно розташовувати так, щоб було зручно підходити до них;

- у приміщенні не повинно знаходитися нічого зайвого, непотріб­ного для роботи;

11 Гастев А.К. Как надо работать. - М., 1966, с. 29.

- площа робочих місць повинна відповідати санітарним нормам і специфіці виконуваної роботи;

- підрозділи, пов’язані з прийомом сторонніх відвідувачів (відділ постачання, збуту, відділ кадрів), доцільно розміщати поблизу входів чи ліфтів, на перших поверхах будинку;

- робочі місця співробітників, пов’язаних із прийомом великого числа відвідувачів, варто розміщати поблизу від входу в службо­ве приміщення відділу, служби;

- підрозділу, послугами яких користаються всі інші підрозділи (на­приклад, канцелярія), повинні розміщатися приблизно на рівній відстані від усіх відділів;

- робочі столи краще розташовувати перпендикулярно лінії вікон, так, щоб світло падало ліворуч (праворуч менш раціонально, але припустимо, розміщення працівника особою до вікна нераціо­нально, а спиною — неприпустимо);

- робочі столи не можна розміщувати поблизу опалювальних при­ладів (у крайньому випадку ці прилади повинні бути закриті спе­ціальними щитами).

Раціональний варіант обладнання робочого місця припускає розмі­щення коштів і предметів праці в межах зон, найбільш зручних для ви­конання трудових процесів. їх прийнято називати робочими зонами.

Робоча зона — простір на стаціонарному робочому місці в горизон­тальній чи вертикальній площинах, у межах яких працівник, не пере­міщуючись, може виконувати роботу. Розрізняють нормальну і макси­мальну зони.

Нормальна робоча зона в горизонтальній площині обмежується уявною дугою, що окреслюється кінцями пальців правої і лівої рук, зі­гнутих у ліктьовому суглобі при вільно опущеному плечі. Така зона займає близько 1000 мм по фронті і 300 мм вглиб. Тут розташовують­ся найчастіше використовувані речі та предмети праці і виконується основна робота.

Максимальна робоча зона в горизонтальній площині обмежується уявною дугою, що окреслюється кінцями пальців витягнутої руки. У цій зоні (працівник діє витягнутими руками) розташовуються знаряд­дя праці, що використовуються рідше. Взаємоперекриваєма при цьому площа (для двох рук) визначається дугою близько 1500 мм по фронті і 500 мм вглиб. Звичайно габарити стола трохи більші, ніж максимальна зона досяжності.

У вертикальній площині розрізняють п’ять зон: нижня зручна зона (до 750 мм від підлоги); нижня менш зручна 751 до 925 мм); зручна (від 925 до 1675 мм); верхня менш зручна (від 1675 до 1925 мм); верхня не­зручна (від 1925 мм і вище).

Важливе значення має також робоча поза — положення тулуба і кін­цівок стосовно стола, устаткування. Робоча поза визначається особли­вістю виконуваної роботи, місцем і умовами її проведення, антропоме­тричними характеристиками людини.

При правильній робочій позі значно полегшується праця і підвищу­ється його продуктивність. Раціональною вважається така робоча поза, при якій не виникає передчасного стомлення. Для цього необхідно, щоб:

- робоча поза була вільної і зручною;

- була можливість для чергування робочих поз «стоячи», «сидя­чи», та «перемінна»;

- робоча поза забезпечувала пряму поставу (можливий нахил ту­луба тільки вперед і не більше ніж на 10-15°);

- сидіння стільця було регульованим по висоті, а для ніг необхідно мати підставку.

Основна вимога, пропонована до раціонального планування робо­чого місця, — забезпечити економію часу на пошук засобів і предметів праці та скорочення фізичних зусиль працівника. Для цього необхідно дотримуватись наступних правил:

- на робочій поверхні стола не має бути нічого зайвого;

- кожен предмет і засіб праці повинні мати своє місце, оскільки їх без­ладне розташування викликає зайві рухи і витрати часу. У закор­донній практиці використовується закон «вільного столу»: на столі може знаходитися лише одна робота з необхідними для неї доку­ментами і засобами праці, все інше повинно бути усередині столу;

- канцелярські приналежності (олівці, ручки, скріпки і т.п.) варто зберігати у шухляді столу зі спеціальними роздільниками;

- усі засоби комунікаційної техніки (телефон та ін.) треба розташо­вувати ліворуч на спеціальній підставці, щоб можна було корис- татися ними лівою рукою, залишаючи праву вільної для роботи;

- документи, з якими працює службовець, міститься в зоні, що за­безпечує їхній огляд, для оброблених документів доцільно мати спеціальні лотки чи відділення в шухляді;

- документи і засоби праці розташовуються так, щоб забезпечува­лася найкраща послідовність виконання роботи;

- рухи працівника повинні бути оптимальними, тобто більш корот­кими й ощадливими з позицій витрат часу і сил.

На ефективність управлінської праці вирішальний вплив робить оснащення робочих місць технічними засобами для виконання різних управлінських робіт, засобами зв’язку і службовими меблями.

Виділяють наступні види (класи) засобів управлінської праці:

1) засоби складання документів: друкарські машинки (механічні й електричні), диктофони, засоби механізації креслярсько-графічних робіт, засоби копіювання і розмноження документів, ручки автоматичні, олівці;

2) засоби обробки й оформлення документів: різальне, скріпне устаткування, матеріали, адресувальні і штемпельні пристрої, машини для нанесення захисних покрить;

3) засоби збереження й угруповання документів: засоби скріплення документів (зшивачі, спеціальні папки з затисками), різного роду карто­теки, спеціальні шафи і стелажі для збереження документів, креслень, магнітних стрічок, машини для знищення непотрібних документів;

4) засоби виконання обчислювальних операцій: комп’ютери, каль­кулятори;

5) засоби забезпечення оперативного зв’язку: телефонний зв’язок, радіозв’язок, комутатори, що дозволяють вести розмови (проводити на­ради) з кількома абонентами одночасно, концентратори, автовідповіда- чі, двосторонній радіотелефонний пошуковий зв’язок і ін.;

6) спеціальні службові меблі.

Сучасна техніка керування має у своєму розпорядженні досить різ­номанітний склад засобів по кожному з розглянутих видів технічного й організаційного оснащення. їхня характеристика, умови доцільності використання, та ефект, що досягається також за рахунок застосування, докладно освітлені в спеціальній літературі та методичних рекоменда­ціях НДІ праці. Тому в даному навчальному посібнику перші п'ять із за­значених видів оснащення докладно не розглядаються.

При обранні необхідних засобів оргтехніки варто мати на увазі, що придбання і використання оргтехніки — не самоціль, а засіб для підвищення оперативності виконання і зниження трудомісткості управлінських робіт, вивільнення чисельності управлінського пер­соналу, а також для рішення ряду соціальних проблем управлінської праці (зниження частки витрат на виконання рутинних операцій, засіб мотивації праці, престижності робіт тощо). Тому перш ніж ви­брати і закупити засоби технічного оснащення, треба проаналізувати реальні потреби в тому чи іншому устаткуванні й оцінити переваги його застосування.

При обранні конкретного зразка оснащення необхідно враховувати характер виконуваних операцій, обсяг і трудомісткість робіт, службові взаємозв’язки між окремими працівниками і різними службами. Варто обрати той варіант, що дозволяє виконувати роботу більш економічно.

Вирішуючи проблему вибору тих чи інших засобів оргтехніки, до­цільність їхнього впровадження до процесу керування, враховують не тільки переваги, але й економічність.

Оскільки праця працівників органів внутрішніх справ пов’язана із засвоєнням значної кількості текстової, графічної та іншої інформації, то напруга зору є однією з основних причин стомлюваності. Тому ро­боче місце, за можливості, має освітлюватися природним світлом. При проектуванні освітлення робочого місця необхідно враховувати: освіт­леність у різних площинах (горизонтальній і вертикальній), зміну світ­ла в різний час дня і року, при різній погоді, а також колір службових приміщень і предметів, що в них знаходяться.

Існує п’ять типів освітлення службових приміщень: пряме, напів- пряме, пряме скісне, напівскісне, скісне. Для більшості приміщень при­датніше використання напівскісного освітлення, коли від 10 до 40% світла падає вниз і від 60 до 90% світла спрямовується вверх, відбиваю­чись потім від стелі. За допомогою цього досягається добре розсіювання світла, зменшується засліплюючий ефект. Для різного виду робіт потре­бується різне освітлення, але слід пам’ятати, що природне є найбільш сприятливим. При ньому вдається прочитувати на 5-10% більше сторі­нок друкованого тексту, ніж при штучному освітленні.12

Напруга зору залежить також від характеру роботи, кольорової гами інтер’єру та здоров’я людини. Колір справляє психофізіологічний вплив на працездатність, швидкість реакції, стомлюваність співробітника та інші показники функціонального стану його організму. Кольорове по­фарбування інтер’єру сприяє задоволенню фізіологічних, психологічних та естетичних потреб людини. Перші з них передбачають пофарбування робочого місця в кольори, які володіють оптимальним коефіцієнтом відбиття світла. Другі передбачають зниження несприятливого впливу навколишнього середовища на працю людини. Треті спрямовані на «при­в’язку» певної колірної гами до конкретного робочого місця. Проблеми колірного оформлення інтер’єру кабінетів рекомендується розв’язувати

12 Качалина Л.Н. Там само. - С. 228-229.

щодо конкретної людини, яка в ньому працює, оскільки психофізіоло­гічний вплив колірної гами на людей виявляється по-різному. Він за­лежить від віку, статі людини, стану її нервової системи. Тому колірна гама пофарбування службового кабінету і предметів, що знаходяться в ньому, підбирається таким чином, щоб вона своїм впливом допомагала нейтралізувати вади психофізіологічного характеру, які має працівник, і підвищити його працездатність. При виборі кольору пофарбування інтер’єру слід враховувати клімат, мікроклімат, розмір і розміщення ві­конних прорізів по сторонах світу, освітленість приміщення і т. ін. На­приклад, якщо будинок знаходиться у північних і центральних районах України, то рекомендуються «теплі» кольори (наприклад, кремовий), якщо у південних — «холодні» (світло-зелений, зелений). Чим більший предмет, що знаходиться на робочому місці, тим світліше має бути його пофарбування. Допоміжні предмети доцільно фарбувати в неяскраві, неподразнювальні кольори.

Працездатність співробітника органів внутрішніх справ багато в чому залежить від мікрокліматичних умов на його робочому місці. По­няття мікрокліматичних умов включає в себе три елементи: темпера­туру, вологість і рух повітря. Вважається, що найбільш сприятливо за­йматися розумовою працею в приміщеннях з постійною температурою 18-20° С і вологістю приблизно 50-70%. При підвищенні або зниженні норм температури і вологості продуктивність праці людини знижується. Підвищення температури порушує дихання та серцево-судинну діяль­ність, а зниження температури притупляє увагу. Шкідливо впливати на організм людини може й забруднене повітря. Гранично допустима кон­центрація вуглекислоти в приміщенні — 0,1%.

Діяльність працівника міліції, як і будь-яка інша розумова праця, по­требує зосередження уваги при сприйнятті, аналізі, переробці та оцінці інформації. За даними різних досліджень, шум підвищеної інтенсивності значно знижує продуктивність праці. Існує ряд думок відносно того, що позитивний вплив на підвищення трудової активності справляє музика. Цього не можна заперечувати, коли мова йде про фізичну роботу. Про­те під час управлінської праці музика відволікає увагу, сприяє стомлю­ваності, знижує продуктивність праці. Безперечно, її позитивний, сти­мулюючий вплив виявляється тоді, коли вона звучить перед початком роботи і в кінці робочого дня, в перервах, протягом відпочинку.

Усі питання наукової організації праці слід вирішувати на основі всебічного обліку можливостей людини, з’ясування умов для її швид­

кого «входження» в роботу і пошуку засобів попередження стомлюва­ності. Треба зважати на те, що подовження робочого часу не призводить автоматично до підвищення продуктивності праці. Навпаки, саме його скорочення при раціональній організації праці і відпочинку може при­звести до більшої ефективності. Оптимальні результати праці визначає доцільна пропорція між витратами сил на роботі та відпочинком.

Під раціонально обґрунтованим режимом праці та відпочинку розумі­ється «чергування праці та перерв, що встановлюється на основі аналізу працездатності з метою забезпечення високої продуктивності праці і збе­реження здоров’я працівників».13 Раціональний режим праці і відпочинку має передбачати таке їх співвідношення, коли висока продуктивність пра­ці сполучається з високою і сталою працездатністю людини.

Розрізняють режими праці та відпочинку протягом робочого дня, доби, тижня, року. Для НОП однаково важливо дотримання усіх цих ре­жимів. Працівники органів внутрішніх справ нерідко не дотримуються режиму праці й відпочинку. Іноді це неминуче, але слід пам’ятати, що пе- репрацювання понад нормативний робочий час не повинно бути прави­лом. Якщо ж воно набуває систематичного характеру, то порушується ре­жим праці й відпочинку, що, в свою чергу, викликає перевтому та знижен­ня працездатності. Стомлення не є наслідком поганої організації праці: це природна захисна реакція організму, яка спрямована на попередження його руйнування. При втомі людині потрібний короткочасний відпочи­нок, внаслідок якого в організмі відбувається процес відновлювання. Пе­ревтомлення може призвести до серйозних та незворотних наслідків.

Важливою вимогою продуктивної діяльності управлінського персо­налу, працюючого з людьми, є надання їм окремих службових кабінетів відповідних розмірів. Нерідко необхідно виділяти на допомогу керів­нику секретаря або іншого допоміжного працівника. При обладнанні та оформленні кабінету треба враховувати й те враження, котре він може справити на людей, з якими в ньому доведеться працювати. Кабінет по­винен мати системний вигляд. Доцільним слід вважати різні картини, плакати, статуетки, кімнатні рослини, оскільки вони знижують увагу, страх, упевненість відвідувачів, не дають їм зосередитись. Разом з тим обладнання та оформлення кабінету повинно сприяти продуктивній ро­зумовій праці, вивченню документів, самостійним заняттям з підвищен­ня кваліфікації.

13 Межотраслевые рекомендации по разработке рациональных режимов труда и отдыха. -М., 1975, с.7.

Проблематика даного напряму НОП звісною мірою охоплюється більш значними напрямами соціальної діяльності й науки — охороною праці та гігієною праці, які набули широкого розвитку у нашій країні. Гігієна розумової (управлінської) праці знаходить у них своє самостій­не відображення, передбачаючи заходи зі створення найбільш здорових умов праці, попередження і усунення шкідливих сторін професійної ді­яльності, з розроблення заходів, які б сприяли зміцненню здоров’я та підвищенню працездатності. З цією метою здійснюються дослідження форм і методів праці й відпочинку людей розумової праці, стану орга­нізму в процесі їх трудової діяльності. На цій основі розроблені заходи, що сприяють раціоналізації процесів мислення, розвитку та збереження пам’яті, уваги, запобігання та зняття емоційної напруженості та стресів.