3.     Інновація процесів праці по керуванню

У теорії процес праці розуміється як трудова діяльність одного чи групи працівників, спрямована на досягнення визначеної мети. Процеси управлінської праці в органах внутрішніх справ являють собою систему різних видів робіт і операцій, які виконуються керівниками, фахівцями і технічними виконавцями для досягнення цілей і завдань в сфері право­порядку і боротьби зі злочинністю.

На сучасному стані динаміка НОУП вимагає розробки і реалізації інновацій в процес праці як керівників, так і управлінських структур.

Виходячи з того, що основним критерієм оцінки діяльності ОВС є дові­ра населення, реальна захищеність його прав і свобод громадянина суспіль­ства і держави, актуальним є, щоб і в управлінській праці застосовувалися або вдосконалювалися нові технології, або послуги, а також організаційно- технічні рішення адміністративного, оперативно-розшукового, процесуаль­ного, правового або іншого характеру, що істотно поліпшують структуру системи та якість забезпечення правопорядку і боротьби зі злочинністю.

Як відомо, у своєму розвитку інновація проходить такі стадії:

- зародження — виникнення інноваційної ситуації;

- освоєння новацій;

- дифузія інновації;

- вибуття.

Управлінська праця має власні цикли, етапи, стадії яких можуть знаходитися у кореляційних зв’язках з інноваційним процесом, прин­циповою закономірністю якого є його стадійність, зумовлена життєвим циклом інновації.

Будь-який управлінський процес, або точніше його структуру, мож­на розглядати в трьох аспектах: функціональному, технологічному та організаційному.

У функціональному аспекті управлінський процес є сумою функ­цій, регулярно виконуваних у рамках певного виду діяльності. Сюди

1 Попов Г.Х. Техника личной работьі. - М., 1971. Федотов В.В. Техника и организация умственного труда. - Минск, 1983 и др.

входять: аналіз, прогнозування, планування, організація, регулювання, контроль (і облік). Це, як вже нам відомо, загальні функції управління, універсальні і обов’язкові для будь-якого управлінського процесу

У організаційному аспекті процес управління складається із етапів та стадій. Частіш за все в управлінському процесі виділяють два етапи:

1) підготовка й прийняття управлінського рішення і;

2) організація виконання управлінського рішення.

Ці етапи поділяються на стадії. Залежно від того на скільки стадій поділяються названі етапи, вирішується і питання про поділ стадій ви­дів робіт. Наприклад, стадія оперування інформацією поділяється на та­кі види робіт, як збирання, обробка й аналіз інформації, застосування різних методик для пошуку проблем, формування цілей та управлін­ських рішень.

У технологічному аспекті управлінський процес становить сукуп­ність різних трудових процесів, які організуються суб’єктом управлін­ня. Оскільки у сфері управління зайняті співробітники, праця яких неоднорідна як в професійному відношенні (юристи, економісти, ін­женери, психологи та ін.), так і в управлінському (керівники, спеці­алісти і технічні виконавці), то для кожної категорії цих працівників управлінський процес буде складатися із різних трудових операцій, котрі, у свою чергу, підрозділяються на мікрооперації, а останні — на операційні елементи. Так, для слідчого він буде складатися зі збирання орієнтовних даних, допитів, оглядів місць подій, обшуків, слідчих екс­периментів та інших трудових операцій; для оперативних працівни­ків — із організації розвідки, проведення особистого розшуку, зустрічей із підсобним апаратом, аналізу інформації, розробки планів операцій, проведення операцій, здійснення дізнання та ін.; для керівників — із вивчення кореспонденції, що надходить, прийому відвідувачів, бесід, нарад, відвідування робочих місць підлеглих, керівництва операціями і т. ін. Деякі трудові процеси для ряду категорій управлінських пра­цівників можуть збігатися (наприклад, самопідготовка або складання документів).

Управлінський процес, розглядуваний в кожному із вказаних аспек­тів, характеризується не тільки відповідними складовими елементами, але й своїми методами. Так, при здійсненні функції аналізу, планування, прогнозування, організації, регулювання та контролю (функціональний аспект) застосовують адміністративні, економічні, організаційні, психо­логічні та інші методи управління.

При виконанні управлінських операцій, які складають у своїй су­купності повного управлінського процесу (організаційний аспект), ви­користовують методи системного аналізу, логіко-аналітичні, статистич­ні, моделювання, евристичні та інші методи.

Управлінський процес в органах внутрішніх справ, розглядуваний в технологічному аспекті, також має свої методи. Це методи допиту, огляду місця події, проведення слідчого експерименту та інші (стосовно робо­ти слідчого); методи збирання оперативно-розшукової інформації, роз­робки операцій, їх проведення та інші (для оперативних працівників); методи проведення бесід, нарад, зібрані, методи контролю дій підлеглих і т. ін. (для керівників). Ці методи можна назвати організаційними ме­тодами управлінського процесу, їх не слід плутати з організаційними ме­тодами управлінської праці. До останніх відносяться формування орга­нізаційних структур, розстановка кадрів, організація системи збирання та обробки інформації та ін.

Інновація управління залежить від нововведень управлінського процесу в кожному із розглянутих аспектів: по-перше, від чіткості його функціональної структуризації та досконалості застосовуваних методів управління; по-друге, від числа застосовуваних управлінських опера­цій, послідовності їх виконання та ефективності операційних (техноло­гічних) методів; по-третє, від інновації застосовуваних організаційних методів управлінської праці.

Слід мати також на увазі, що інновація методів роботи пов’язана з удосконаленням тільки третьої групи методів, оскільки вдосконалення перших двох груп методів складає завдання інших розділів теорії управ­ління, а також математики, соціології, кібернетики та інших наук. Тому в цьому підрозділі ми ведемо мову лише про організаційні методи управ­лінської праці.

Щоб зрозуміти суть інновації організаційних методів управлінської праці, розглянемо порядок визначення змісту процесів праці та керування.

Процес керування складається з виконання комплексу різноманіт­них функцій керування, кожна з яких включає різні за технологічним змістом види робіт. Вони, у свою чергу, складаються з різних операцій. Тому зміст процесів праці по керуванню визначається шляхом послідов­ного виділення по кожній функції керування вхідних у неї робіт, операцій і їхніх елементів.

Визначення інноваційного змісту процесів праці по кожній функції керування досягається проведенням спеціального аналізу, спрямовано-

го на усунення дублювання робіт і операцій з іншими функціями керу­вання, після чого складаються блок-схеми складу робіт з функції і видів вхідних у них робіт. У якості прикладу наведена блок-схема складу ро­біт по функції планування.

Блок-схема складу робіт по функції планування

Стосовно до конкретного працівника зміст виконуваних ним процесів праці залежить від поділу, що визначає спеціалізацію працівника, поділ праці розмежовує функції і задачі, визначає спеціалізацію працівника на виконання визначеного виду робіт, чи операції комплексу операцій з ура­хуванням посади, складності робіт і необхідної для цього кваліфікації.

Основним елементом процесу праці з технологічної точки зору є управлінська трудова операція. Тому, визначаючи зміст процесів праці, необхідно установити, з яких трудових операцій він складається.

Трудові операції дуже різноманітні. З метою пошуку інновації в ор­ганізації процесів праці їх можна класифікувати за різними ознаками: функціонально-технологічним змістом, за ступенем механізації, за ха­рактером перетворення інформації й ін.

По функціонально-технологічній ознаці можна поділяти три групи операцій:

1) організаційно-адміністративні (1 —4-й класи операцій);

2) аналітико-конструктивні (5-6-й класи);

3) інформаційно-технічні (7-10-й класи) (рис. 2) Це угруповання відповідає технологічному і посадовому поділу праці між керівниками, яким властиві переважно адміністративно-організаційні операції, фа­хівцями — аналітико-конструктивні, і технічними виконавцями — ін­формаційно-технічні.

3. Координаційні

розрахункові і облікові

9 Комунікаційно ■ технічні

4. Контрольно- оціночні

10 Обчислювальні формально -логічні

Класифікація трудових операцій по функціонально-технологічній ознаці

Усі виділені групи і класи операцій зустрічаються при виконанні ро­біт з будь-якої функції управління, представляючи цілісність в трудово­му аспекті. Рішення тих чи інших функціональних задач обумовлюється взаємозв’язком між операціями, що відносяться до різних груп і класів. Так, керівник може успішно виконувати свої організаційно-адміністра­тивні функції, лише детально аналізуючи ситуації, що виникли, тобто виконуючи аналітичні операції. Спеціалісти, що виконують притаманні їх праці аналітико-конструктивні операції, в тій чи іншій мірі нерідко

виконують також і організаційно-адміністративні й деякі інформацій­но-технічні (зокрема, формально-логічні).

При виконанні окремих видів робіт трудові процеси можуть включа­ти операції різних класів. Наприклад, розробка технічно обґрунтованих норм містить у собі: аналіз виконання норм (5-й клас), обчислювальні і формально-логічні операції з розрахунку нових норм (10-й клас), доку- ментаційні операції (7-й клас) і розпорядницькі операції затвердженням норм (2-й клас). Виконувати їх будуть різні посадові особи: операції 5-го і 10-го класів — нормувальники, 7-го класу — технічний виконавець, 2- го класу — керівник ОВС.

Кожен клас операцій має у своєму складі визначений набір операцій. Так, службово-комунікаційні операції (1-й клас) включають: телефонні переговори, прийом відвідувачів, обхід робочих місць і т.д. Ллє, звичай­но, необов’язково, щоб у трудових процесах працівників, що виконують операції цього класу, був присутній повний набір.

За ступенем механізації трудові операції поділяються на ручні, ма­шинно-ручні, машинні, автоматизовані й апаратурні. Дана класифікація має значення при технологічній регламентації процесів праці та виборі методів виконання.

За характером перетворення інформації управлінські операції по­діляються на три групи: стереотипні, котрі виконуються по заздалегідь розроблених алгоритмах, інструкціях, методиках та евристичні, пов’яза­ні з творчим процесом (обмірковування і розробка програм, алгоритмів, пошук рішення і т.п.), інверсійні — новий погляд на проблему.

Розглянуті класифікації трудових операцій потрібні не тільки для характеристики змісту процесів праці, але для виявлення нового змісту, встановлення нових зв’язків і для наступного вибору інноваційних ме­тодів їх виконання і форм технологічної регламентації.

Одна і та сама операція може бути здійснена різними способами. Спосіб виконання операції і є не що інше, як метод трудового процесу. Наприклад, метод бесіди може бути вільним, цілеспрямованим та регла­ментованим; проведення дискусії також передбачає використання різ­них методів.

Інновація організаційних методів управлінської праці полягає в за­міні застарілих, менш ефективних методів новими, прогресивнішими, а також в удосконаленні колишніх методів у міру здобування більш точ­ного уявлення про об’єкт та предмет праці. Крім того, інновація органі­заційних методів управлінської праці здійснюється і за допомогою різ­

номанітних технічних засобів, котрі прийнято поділяти на дві основні групи: засоби оргтехніки та засоби обчислювальної техніки.

Інновація організаційних методів управлінської праці має обов’язко­во доповнюватися інноваціями інших елементів трудового процесу: дій, прийомів, операцій. Суть ЇЇ зводиться до розчленування трудового про­цесу на складові елементи, аналізу їх з погляду раціональності, вдоско­налення нераціональних елементів, виявлення надлишкових елементів і виключення їх із трудового процесу, визначення найбільш правильної послідовності дій, прийомів та операцій, котрі дозволять досягти мети з найменшими витратами зусиль, засобів та часу.

Напрями інновації багато в чому залежать від характеру трудового процесу. Скажімо, якщо трудовий процес складається із небагатьох, але часто повторюваних протягом робочого дня операцій, то очевидно, що інновація дій і прийомів не дасть значного ефекту. В цьому разі іннова­ція має бути спрямована головним чином на методи та операції.

Інновація трудових операцій, як правило, тісно пов’язана з управ­лінням і залежить від наукової обґрунтованості заходів з вдосконалення його організації. Так, поглиблення спеціалізації функціональних обов’яз­ків співробітників міліції зменшує різноманітність трудових процесів і операцій, виконуваних кожним з них, що дає додаткові можливості для їх інновації та найефективнішого виконання. Приміром введення свого часу в практику діяльності органів внутрішніх справ патрулювання на автомашинах, оснащених радіозв’язком, забезпечило негайне прибуття співробітників міліції на місце події. Разом з тим це викликало необхід­ність оволодіння учасниками слідчо-оперативних груп (слідчим, оперу- повноваженим карного розшуку, провідником службово-розшукового собаки) новими трудовими операціями.

Безсумнівно, що проблема інновації трудових операцій є однією з найважливіших у вирішенні питання про підвищення ефективності ді­яльності органів внутрішніх справ при скороченні чисельності апарата управління.

Загальним підходом до інновації трудових процесів і операцій в ор­ганах внутрішніх сирах виступає погоджена робота по двох напрямах: організаційно-тактичному та організаційно-технічному.

Організаційно-тактичний напрям інновації трудових процесів та операцій співробітники служб та підрозділів органів внутрішніх справ є провідним, який виражає цілі інновації і полягає в систематизації носіїв інформації, застосуванні відповідних бланків документів, упорядкуван­

ні системи пошуку та переданні інформації, інновації проведення нарад, інструктажів та інших управлінських заходів.

Організаційно-технічний напрям раціоналізації трудових процесів і операцій полягає в забезпеченні досягнення цілей інновації шляхом створення та впровадження необхідних для цього оргтехнічних засобів: складання текстової документації, розмноження, копіювання та обробки документів, їх зберігання, пошуку і транспортування, засобів сигнальної інформації та ін.

Указані аспекти інновації властиві вдосконаленню як специфічних трудових операцій в діяльності слідчих працівників міліції, оператив- ників, карного розшуку, боротьби із організованою злочинністю, так і будь-якого виду або напряму управлінської роботи.

Так, однією з найвідоміших трудових операцій в будь-якій управ­лінській діяльності є наради. За результатами досліджень, проведення нарад та участь в них займають 14-18% усього робочого часу співробіт­ників управління. Всі наради умовно поділяються на два основні види: дискусійні (або евристичні) та інформаційні. Перші з них проводяться з метою обміну думками за наявності декількох поглядів з обговорюва­ного питання і колективного його вирішення. Другі — організовуються тоді, коли потрібно одночасно ознайомити з важливою інформацією ве­лику кількість працівників або отримати від них необхідні відомості.

Ділове обговорення поставлених на нараді питань — неодмінна умо­ва успішного досягнення цілей цих трудових операцій, їх ефективність залежить не тільки від осіб, які організовують наради, але й від підготов­ки до них учасників і їх активності в проведенні названих заходів.

Організаційно-тактична сторона розглядуваної трудової опера­ції складається із визначення: мети, дати, тривалості наради, програ­ми й регламенту роботи, складу учасників, послідовності їх виступів. Розв’язувати такі питання потрібно з урахуванням безлічі факторів, у тому числі психологічних, оскільки йдеться про колективну діяльність різних людей. Прагнення досягти мети наради має бути поєднано з но­вим підходом до витрати часу його учасниками. Тому мету наради треба визначити максимально точно, що сприяє правильному встановленню часу і тривалості її проведення, запрошенню на неї тільки осіб, дійсно потрібних для розв’язання намічених питань і т.ін.

Організаційно-технічний напрям інновації даної трудової операції полягає в своєчасному повідомленні учасників наради, в забезпеченні їх необхідними матеріалами або дорученні їм завдань, у підготовці від­

повідних приміщень і робочих місць, в організації відео- та звукозапису (у разі потреби) під час наради, а також відпочинку та харчування за­прошених осіб протягом її перерв, у швидкому розмноженні проектів рішень і т.ін. Уся організаційно-технічна сторона справи повинна бути підпорядкована раціональному використанню часу та сил учасників, забезпеченню їх найбільш повної працездатності.

У процесі соціального управління нерідко доводиться розв’язувати проблемні завдання дослідного, пошукового характеру. Цьому сприяють своєрідні наради, які належать до типу евристичних, що проводяться методом «мозкової атаки». Процедура наради складається з двох етапів. На першому створюються умови для широкого обміну думками з по­ставленої проблеми, у якому беруть участь спеціалісти з різних галузей знання, в тому числі дилетанти в тій науці, до предмета якої відноситься проблема. Вважається, що від них можна очікувати «свіжого» погляду, висвітлення проблеми в новому, нетрадиційному аспекті. Від учасників обговорення не потребується надання доказів або розгорнутих обґрун­тувань пропозицій, що висуваються, вони є лише генераторами ідей. На другому етапі спеціалістами-експертами проводиться ретельний аналіз висловлених думок і передання на подальшу обробку найбільш перспек­тивних пропозицій. Таким чином забезпечується можливість розв’язан­ня нових проблемних завдань управління.8

Вдосконалення технічного забезпечення трудових процесів і опера­цій, у свою чергу, може служити підставою для розробки більш ефек­тивних рішень організаційно-тактичного характеру. Так, впровадження в практику здійснення оглядів місць подій стереофотограмметричними установками, що знаходяться на спеціальних автомашинах, дало змогу відмовитись від безпосередніх вимірів вручну відстаней між окремими об’єктами, які потребують фіксування. Це значно скоротило витрати на огляди місць подій (особливо дорожньо-транспортних), підвищило точ­ність вимірів, що в результаті викликало істотну зміну тактики прове­дення оглядів.

Інновації оглядів місць подій як найбільш важливої та трудоміст­кої робочої операції слідчих і оперативного складу міліції приділяєть­ся особливо велика увага. Це знайшло своє виявлення в проектуванні та впровадженні в практику пересувних криміналістичних лабораторій (ПКЛ), оснащених усім необхідним для успішної роботи по виявленню, фіксуванню та дослідженню слідів безпосередньо на місці події.

8 Энциклопедия кибернетики. - Киев, 1975. - Т. 2. ст. 52.

Комбінації організаційно-тактичного та організаційно-технічно­го напрямів інновації трудових операцій використовуються в роботі з інформацією і документами — її носіями. Організаційно-тактичний напрям передбачає визначення найбільш раціональної схеми докумен­тообігу, вироблення правил, прийомів їх складання і т. ін. Організацій- но-технічний напрям забезпечує швидке виготовлення, пересилку до­кументів, а також накопичення, збереження інформації, механізовану обробку її носіїв.

Розвиток організаційно-технічного напряму інновації управлінських процесів сприяє увільненню працівників розумової праці від виконання малокваліфікованих, монотонних операцій, від непотрібних витрат фі­зичних та розумових зусиль, дає їм змогу повніше використовувати свої творчі можливості та реалізовувати тактичні замисли.

Наприклад, як доводять експерименти, близько 40% витрат усього робочого часу слідчого пов’язано з виконанням письмових трудових про­цесів, головним чином з записом свідчень. Організація ж диктодрукбюро дає змогу здійснювати допити за 1 год. 15 хв. — 1 год. ЗО хв. замість 3-4 год. і підвищити продуктивність праці слідчих на 20-30%. При цьому від­мічаються і такі позитивні явища, як більша повнота і точність викладен­ня свідчень, підвищення ефективності допиту в зв’язку з можливостями встановлення психологічного контакту з допитуваним, зниження стомлю­ваності слідчих і підвищення у них почуття задоволеності від своєї праці. Крім того, у судді, прокурора, начальника слідчого апарату та інших осіб виникає менше труднощів при ознайомленні зі свідченнями.

Оскільки ж робота з інформацією складає головний зміст управлін­ської праці, то до числа важливих завдань належить розробка заходів, які підвищують якість і скорочують строки підготовки, розмноження, реєстрації, та пересилки документів. Особливої уваги заслуговує уніфі­кація текстів найбільш відомих службових документів, введення й ви­користання типових бланків. Важливу роль в інновації трудових про­цесів в органах внутрішніх справ відіграє добре налагоджена довідково- інформаційна служба, яка усуває невиробничі витрати часу на пошук потрібних зведень.

Великі можливості для вдосконалення трудових операцій і підви­щення ефективності управлінської діяльності надає швидкий розвиток організаційної техніки та зв’язку.

Особливе місце належить впровадженню в управлінську діяльність ор­ганів внутрішніх справ електронно-обчислювальної техніки, яка дозволяє

ставити і виконувати складні інформаційні завдання, увільняти людину від виконання трудомістких одноманітних технічних операцій. Вона більшою мірою, ніж інші технічні засоби, впливає на розвиток організаційно-тактич­ного напряму раціоналізації робочих операцій. Використання комп’ютерів для формально-логічної обробки великих масивів інформації не тільки під­вищує продуктивність праці, але й робить її більш цікавою і творчою.

Інновація трудових операцій в управлінській діяльності значною мі­рою засновується і на використанні простих технічних засобів й прийо­мів організації особистої праці. Тут йдеться про інновацію трудових дій і рухів шляхом встановлення певного порядку розміщення матеріалів на робочому столі та в його шухлядах, застосування простіших пристроїв реєстрації, пошуку документів і т. ін. З цією метою використовуються численні засоби «малої» оргтехніки, до числа якої належать різного роду пенали для зберігання канцелярських приладів у певному порядку, при­строї для класифікованого зберігання документів, нумератори сторінок, пристрої для розпечатування і запечатування конвертів, для заструган- ня олівців та ін. Кожний працівник управління знає, яке значення мають ці «дрібниці» для прискорення праці й для можливості зосередити увагу на головному. Недооцінка подібних «дрібниць» істотно знижує еконо­мію матеріальних засобів і трудових зусиль.