2.     Організація раціонального використання робочого часу управлінської праці

Одним із основних критеріїв, характеризуючих рівень організації управлінської праці, є ефективність використання робочого часу.

Підвищення ефективності використання робочого часу — це най­важливіше завдання, яке стоїть практично перед кожною соціальною системою, насамперед тому, що йдеться про економію робочого часу, що безпосередньо веде до підвищення продуктивності праці.

У самому загальному вигляді час може бути робочий та неробочий (особистий). Робочий час — це той час, котрий співробітник проводить на робочому місці, але особливістю багатьох категорій співробітників органів внутрішніх справ є те, що роботу вони можуть виконувати прак­тично повсюди.

Робочий день — це та частина доби, протягом якої співробітник орга­ну внутрішніх справ виконує свої функціональні обов’язки.

Фонд робочого часу — складається із загальної кількості робочого часу одного співробітника або групи за визначений календарний про­міжок (рік, півріччя, квартал, місяць, тиждень) і виражається у людино- днях, людино-годинах.

Календарний фонд часу — це кількість усіх днів даного планового пе­ріоду (тобто в році — 365 або 366 днів; в кварталі — 90,91 або 92 дні).

Номінальний фонд — це максимальна кількість робочих днів, котра може бути використана впродовж планованого періоду.

Ефективний фонд визначається кількістю робочих днів (або часів), котрі корисно використовуються протягом планованого періоду. Щоб зробити його розрахунок у днях, необхідно із номінального фонду ви­рахувати невиходи на роботу.

Бюджет робочого часу — це розподіл фонду робочого часу на різні види робіт та форми діяльності. (Є ще поняття «баланс робочого часу», що означає той же бюджет, але для групи працівників).

Організовуючи режим праці, кожний співробітник має орієнтуватися на номінальний фонд робочого часу.

При вивченні витрат робочого часу доцільно користуватися їх класифікацією. Відомо декілька класифікацій. Розглянемо класифі­кацію, яка запропонована науковцем Л.М. Зудіною. Відповідно до цієї класифікації весь робочий час поділяється на: час роботи та час перерву.

Основу раціональної організації використання часу складає плану­вання особистої праці. В планування особистої роботи працівника ор­ганів внутрішніх справ входить:

- визначення видів роботи та облік витрат часу на їх виконання;

- групування роботи та термінів їх виконання;

- складання особистого плану на місяць, тиждень, день.3

Облік витрат робочого часу може проводитись в узагальненому та деталізованому варіантах. У першому випадку визначається час, що ви­трачається на укрупнені види робіт, що характеризують цілий напрям діяльності по тій чи іншій посадовій категорії (наприклад, витрати часу на роботу по кримінальних справах, по розгляду заяв і т. ін.). У друго­му — враховуються трудові операції, що відносяться до того чи іншого виду роботи.

Витрати робочого часу доцільно враховувати на основі переліку еле­ментів праці, що складається для певної посадової категорії. В ньому до­кладно вказуються усі трудові операції та види витрат робочого часу.

Групування елементів витрат робочого часу може бути проведено на різних підставах: виходячи із виду роботи, цілей та методів обліку. Об’єкт дослідження визначається в зв’язку з необхідністю підвищення продуктивності праці в якійсь підсистемі управління, а також для усу­нення конкретних негативних явищ (наприклад, плинність, некомплект кадрів, низька якість, порушення термінів виконання службових за­вдань і т. ін.).

Залежно від кількості об’єктів і цілей вивчення розрізняють дослі­дження локальні та загальні. Переваги перших із них полягають у тому, що вони дають швидкий ефект при незначних витратах сил та засобів. Локальні дослідження націлені насамперед на усунення окремих «вузь­ких місць» в організації праці. Загальні (комплексні) дослідження здій­снюються по всіх напрямах вдосконалення організації діяльності. До них слід звертатися лише після використання усіх очевидних резервів.

У різних галузях управління широко використовуються різноманітні методи встановлення витрат робочого часу: інтерв’ювання, анкетування, моментні спостереження, «фотографування», «самофотографування», хронометраж, самохронометраж та ін.

При інтерв’юванні або анкетуванні співробітники в усній чи пись­мовій формі повідомляють про перелік виконуваних ними робіт та при­

3 Зуяков Г.Г., Малков ВД. Научная организация управлення в аппаратах милиции. Учебное пособие. Академия России. М., 1975, - С. 207

близну кількість часу, що витрачається на їх здійснення. Ці методи при­датні для вивчення бюджету робочого часу тих осіб, котрі постійно ви­конують невелику кількість одних і тих же трудових операцій.

Метод моментних спостережень заснований на теорії ймовірностей. Тут передбачається, що дані, здобуті шляхом достатньо великої кількос­ті окремих спостережень, мають відповідати результатам безперервного спостереження. Застосування названого методу потребує значного чис­ла кваліфікованих спостерігачів. Він може використовуватися там, де співробітники виконують свої функції на одному робочому місці. Сут­ність методу полягає в періодичному обході робочих місць спостеріга­чем та фіксуванні ним виконуваних в даний момент трудових операцій і витрат часу на них.4

«Фотографування», хронометраж відрізняються від методу момент­них спостережень тим, що дослідник протягом певного періоду (впро­довж повного робочого дня або його частини) фіксує всі види службової діяльності співробітників і витрати часу на їх виконання. При «само­фотографуванні» та самохронометражі це робить сам працівник. З ор­ганізаційно-технічного, економічного та психологічного погляду метод «самофотографування» найбільш доступним і достатньо ефективним.

Збирання даних про фактичні витрати часу на виконання тих чи ін­ших видів роботи, окремих операцій дозволить виявити структуру тру­дового процесу. Уявлення про неї буде тим повніше та об’єктивніше, чим більша група працівників, зайнятих працею однорідного характеру, об­стежується і чим триваліший період відповідного вивчення. Виконання цих умов дає можливість виключити різного роду випадковості й охопи­ти всі трудові операції, здійснювані конкретною категорією співробітни­ків. Облік здобутих даних можна вести у довільній формі з обов’язковим зазначенням виконуваної праці, часу її початку та закінчення, заверше­на вона чи ні, а також і з використанням спеціальних бланків.

Здобуті дані необхідно згрупувати (класифікувати) на підставі пев­них ознак. Залежно від рівня органу внутрішніх справ і категорій спів­робітників така класифікація має відображати специфіку їх діяльності. Різні групи можна згрупувати так: за їх видами (керівництво підлегли­ми, особиста праця і т. ін.); за напрямами діяльності (оперативно-роз- шукова, адміністративна, профілактична і т. ін.); за ініціатором її вико­нання; за характером трудових операцій (наради, інструктажі та ін.); за періодами діяльності (питання поточного місяця, року або подальшої

4 Научная организация управленческого труда. - М., 1988, - С.161-162

638

перспективи); за ступенем раціональності витрат службового часу. Зале­жно від цілей дослідження управлінська праця класифікується за одні­єю чи декількома ознаками.

Зібрані дані про витрати часу обробляються згідно з прийнятою в даному дослідженні класифікацією видів роботи. Потім вони зводяться у таблицю, яка відображає фактичний бюджет робочого часу за тиждень (місяць). При цьому результати «фотографування» робочих днів кон­кретного співробітника показує фактичні витрати саме його службового часу. Результати ж подібного вивчення декількох осіб, які обіймають од­накові посади, виявляють середньостатистичний бюджет робочого часу співробітників даної категорії конкретного регіону.

Аналіз бюджету робочого часу можна проводити за такими напря­мами:

а) вивчення фактичної структури витрат часу і порівняння її із за­планованою;

б) оцінка ступеня необхідності запланованих робіт і виявлення мож­ливостей для скорочення витрат часу на їх виконання;

в) порівняння організації управлінської праці ряду працівників, які обіймають однакові посади, або однойменних груп службовців різних установ;

г) вивчення тенденцій змін в організації управлінської праці тощо.

Мета такого аналізу — визначення причин прямих га побічних втрат

робочого часу, виявлення випадків часткового виконання або неви­конання запланованих завдань, заміни намічених робіт іншими і т. ін. Результати аналізу сприяють вдосконаленню планування, більш еконо­мічному використанню робочого часу та досягненню намічених цілей у мінімальні строки.

Вивчення фактичної структури витрат робочого часу дає змогу з’ясувати, на розв’язання яких питань воно в основному витрачається. Практичний інтерес становить також аналіз видів роботи залежно від ініціативи їх виконання. Його наслідки можуть свідчити якоюсь мірою про самостійність працівника у розв’язанні питань раціоналізації праці, сприяти об’єктивній оцінці ефективності діяльності співробітників пев­ної категорії або конкретного органу внутрішніх справ у цілому. Висно­вки аналіз чають можливість встановити, за допомогою яких переважно форм здійснюється управлінська діяльність.

Важливішим завданням дослідження є порівняння структур фактич­ного та проектного бюджетів робочого часу. У першу чергу треба проана­

лізувати ті види роботи, по котрих спостерігається істотне розходження між витратами, що плануються, і реальними витратами часу на їх здій­снення. Однією з можливих причин такого становища може бути непра­вильне уявлення про дійсну трудомісткість тієї чи іншої роботи.

Порівняння організації управлінської праці співробітників, які обі­ймають однакові посади, або однойменних груп співробітників різних установ дає змогу виявити існуючі тут хиби, впевнитися у можливості більш раціонального виконання окремих операцій, познайомитись із пе­редовим досвідом. Дослідження витрат робочого часу можна завершити кількісною оцінкою раціональності його використання.

Нераціональні витрати робочого часу зумовлюються: недосконалою структурою його бюджету: хибами або відсутністю планів діяльності; від­сутністю ритмічності в роботі, великою кількістю вимушених перерв.

Недосконалість структури бюджету робітничого часу виявляється, наприклад, у тому, що керівники мало уваги приділяють розв’язанню перспективних питань. Так, обстеження показало, що у директорів про­мислових підприємств (з котрими у керівників органів внутрішніх справ у витрачанні фонду робочого часу є спільне), 80% службового часу за­ймає поточна праця.5

Окремі керівники вважають, що вирішення перспективних питань можна відкласти на більш пізній час, що негайно не потягне за собою настання небажаних наслідків, чого нібито не можна зробити щодо по­точних справ. Однак через невирішеність перспективних питань вини­кають труднощі та прорахунки у щоденній роботі, усувати котрі дово­диться терміново. Таким чином, на розгляд перспективних проблем у керівників залишається часу все менше і вся їхня робота перетворюєть­ся на безперервне вирішення поточних справ.

Іноді начальники органів внутрішніх справ витрачають багато часу на завдання, котрі можуть бути виконані фахівцями або нижчестояіцими керівниками. При цьому їх витрати часу на виховання особового складу, самопідготовку, аналітичну роботу та інші питання, від розв’язання яких багато в чому залежить підвищення ефективності діяльності органу, не­значні. Так, за результатами проведених досліджень, керівники міських й сільських органів внутрішніх справ відповідно витрачають: на організацію та проведення нарад — 12,4% та 10,8% робочого часу; на службову підго­товку — 3,3% та 3,8%; на вивчення керівних документів та службової літе­ратури — 0,5% та 0,4%; на аналіз оперативної обстановки — 2,1% та 1,4%.

5 Научная организация управленческого труда. М., 1988. - С.138-141,171-184.

640

Діяльність співробітників часто здійснюється поза планом як про­тягом робочого дня, так і у більш тривалі проміжки часу. Вона нерідко проводиться під впливом непередбачених вказівок вищестоящих керів­ників, приходів відвідувачів і т. ін. Як зазначають дослідники, керівники працюють за певним планом лише близько 40% свого робочого часу.6 Це обумовлює відсутність ритмічності в роботі і негативно впливає на про­дуктивність праці, оскільки заважає формуванню динамічного стерео­типу поведінки, до котрого завжди прагне людський організм.

Внаслідок вимушених перерв робочий день складається із великого числа дрібних відрізків часу. До цього приводять неочікувані виклики, доручення, візити. Співробітник, котрого відірвали від роботи, потім ви­трачає на «входження» в неї в 3-5 разів більше часу.

Нераціональні витрати робочого часу призводять до того, що спів­робітники не можуть виконати заплановані завдання впродовж робочо­го часу і їм доводиться працювати понад норму. За даними проведеного відповідного аналізу, середня реальна тривалість робочого тижня керів­ника міськрайліноргану складає 60 годин. При цьому враховано тільки той час, що використовується ним у приміщенні міськрайліноргану. А насправді середня тривалість його робочого часу і, відповідно, робочого тижня набагато більша, оскільки керівникові доводиться працювати і поза своїм безпосереднім робочим місцем.

Аналіз даних, здобутих в результаті обліку витрат робочого часу, сприяє визначенню:

- співвідношення між різними видами робіт, трудових операцій і їх порівняльної трудомісткості, що дає змогу рекомендувати най­більш правильну послідовність їх виконання протягом робочого дня, робочого тижня і т. ін.;

- нормативів трудових витрат, що дає можливість обгрунтовувати про­позиції щодо «ущільнення» робочого часу, прогнозувати його витра­ти на ту чи іншу діяльність в майбутньому, а також встановлювати штатну чисельність відповідних категорій співробітників;

- обсягу і видів невиробничих витрат часу, що допомагає під­готувати та здійснити заходи по усуненню цих причин.

Результати такого вивчення дозволяють правильно розподілити ро­бочий час та планувати його використання.

Планування особистої праці, яке базується на знанні витрат часу на виконання окремих трудових операцій, сприяє раціональному його ви­

6 Научная организация управленческого труда. М., 1988. - С.138-141,171-184.

користанню за рахунок правильного розподілу і чергування видів діяль­ності з урахуванням психофізіологічного стану працівників, виділення резерву часу для вирішення несподівано виникаючих завдань, здійснен­ня деяких операцій в періоди можливих «простоїв» в роботі та ін.

Облік і аналіз витрат робочого часу створює можливість їх норму­вання. Під нормами часу тут розуміються необхідні його витрати на виконання якоїсь роботи однією людиною або групою осіб відповідної кваліфікації за певних організаційно-технічних умов. Норма часу вста­новлюється в хвилинах, годинах. Вона, як правило, служить вихідною величиною при нормуванні однотипної праці.

Нормування витрат часу є однією з основних вимог його економії та раціонального використання. Це стосується управлінської праці. Як зазначалось, у формалізуванні його зустрічаються відомі труднощі, це дає привід висловити думку про можливість його нормувати, а отже, й планувати. Безсумнівно, прагнення ввести жорсткі норми, що регламен­тують виконання творчої праці, слід визнати нереальним. Однак деякі управлінські операції, особливо ті, що часто повторюються, можна й необхідно регламентувати на основі обліку та аналізу фактичних витрат на них робочого часу.

Багато елементів управлінської роботи із впровадженням технічних засобів, типізацією завдань та методів їх вирішення певною мірою втра­чають творчий характер і можуть бути нормовані.

Проте на сучасному рівні розвитку НОУП праця основних категорій працівників органів внутрішніх справ прямому нормуванню не піддаєть­ся. В результаті визначення оптимальної кількості штатних співробітників ґрунтується не на врахуванні витрат часу на трудові процеси, а на даних, які характеризують фактичні умови діяльності органу внутрішніх справ або його структурних підрозділів. Так, для служб кримінальної міліції, міліції громадської безпеки, слідчих апаратів мають враховуватися такі фактори: рівень злочинності; чисельність, густота, структура населення (міське, сіль­ське, його статево-віковий склад); економічна характеристика, площа, гео­графічні та кліматичні особливості обслуговуваної території.

Нормування праці співробітників органів внутрішніх справ, спря­моване на раціональне використання робочого часу й виконання служ­бових завдань, здійснюється шляхом:

- обґрунтування нормативів штатної чисельності окремих ка­тегорій працівників з урахуванням факторів, що впливають на характер та трудомісткість виконуваних ними функцій;

- впровадження науково обґрунтованих норм «обслуговування» (тобто числа громадян, котрих на певному рівні має обслужити даний працівник);

- встановлення норм керованості для керівників виходячи із на­уково визначеної кількості безпосередньо підлеглих їм осіб.

Характер праці співробітників органів внутрішніх справ багато в чому залежить від стану оперативної обстановки. Тому доцільно якоюсь мірою надавати досвідченим співробітникам можливість самим розпо­діляти свій час залежно від особливостей їх діяльності на конкретній ділянці, від індивідуальної працездатності. Так, раціональній організа­ції службового часу окремих категорій співробітників (наприклад, ке­рівників міськрайорганів внутрішніх справ, дільничних інспекторів та ін.) багато в чому сприяє введення вільного розпису праці або гнучкого графіка робочого дня.

Плануванню діяльності співробітників і раціональному ви­користанню ними свого службового часу значно сприяють типові плани та графіки розподілу робіт на той чи інший період. Зокрема, доцільно широке використання графіків: погодження видів праці для різних по­садових категорій; здійснення основних трудових операцій, процесів і т. ін. У ряді органів внутрішніх справ використовуються приблизні (типо­ві) графіки роботи начальників міськрайлінорганів, які погоджуються з відповідними графіками їх заступників по лініях служб. Ці графіки складаються на день, тиждень, місяць і передбачають усі види робіт та їх чергування, час перерв і резерв часу для розв’язання раптово виника­ючих завдань.

Типовий графік складається на основі виявленої шляхом «фотогра­фування* робочого дня періодичності видів діяльності. При цьому слід розрізняти роботи, що повторюються щоденно, щотижнево і щомісячно. Вони є опорними елементами типового графіка. При підготовці особис­того графіка треба додержувати таких правил: виділити основні роботи, для котрих необхідно відвести найбільш сприятливі для трудової ді­яльності години, дні тижня; визначити для кожної повторюваної роботи «свій» день у тижні або тиждень, місяць; передбачити резерв часу для виконання непередбачених завдань; погодити свій графік з графіком ке­рівника та співробітників-суміжників; врахувати особливості діяльнос­ті органу та специфіку обстановки, яка склалася і яка прогнозується, а також психофізіологічні якості. Керівник повинен ознайомити зі своїм графіком роботи всіх співробітників органу.

В органах внутрішніх справ питанням використання робочого часу приділяється серйозна увага. Приписано ввести його в практику діяльності всіх співробітників з урахуванням відповідних методич­них рекомендацій. Особисте планування роботи розглядається при цьому як важливий засіб підвищення продуктивності праці, який забезпечує його ритмічність, виконання поточних завдань при збе­реженні перспективного погляду на завдання службової діяльності працівника.

Співробітниками органів внутрішніх справ особисті плани ма­ють складатися на день, тиждень і місяць. Основою даного плануван­ня е функціональні обов’язки. Особисте (індивідуальне) планування дозволяє забезпечити: виконання цих обов’язків, планових завдань та доручень керівництва; раціональне використання робочого часу; рівномірність навантаження протягом дня, тижня, місяця; необхідну черговість здійснення доручених робіт та їх облік; аналіз здобутих результатів. В особистому плануванні необхідна акуратна реєстрація всіх завдань.

Протягом підготовки особистого плану роботи необхідно: згрупува­ти завдання і доручення за їх призначенням, змістом, обсягом, послідов­ністю виконання, часом завершення; намітити строки початку та закін­чення тривалих намічених заходів; врахувати строки роботи по окремих дорученнях. Після цього перелік робіт, що підлягають виконанню, зво­диться в особистий план діяльності співробітника.

Особисті плани на місяць складаються з урахуванням плану роботи підрозділу, термінів виконання заходів, які доручені співробітнику, сис­тематично повторюваних завдань, а також необхідності виділення часу для розв’язання непередбачених питань.

При плануванні роботи на тиждень слід виходити із плану роботи на місяць та позачергових завдань. Тут треба враховувати заздалегідь відомі заходи (наради, службові виїзди, професійну підготовку, прийом відвід­увачів, вивчення інформаційних матеріалів) і необхідність мати резерв часу для виконання інших робіт та доручень. На основі тижневого плану визначаються заходи на черговий робочий день, котрі можуть фіксувати­ся в оргблокнотах, настільних календарях. Тепер існують типові графіки робочого дня для начальників міськрайлінорганів, їх заступників та інших категорій співробітників. Однак особисте планування не замінює планів роботи по кримінальних справах, справах оперативного обліку та інших матеріалах, що знаходяться у провадженні даного співробітника.

Теорією НОП і НОУП рекомендовано безліч забезпечуючих раціо­нальну організацію робочого часу форм та засобів планування, описан­ня котрих дано в ряді наукових праць.7