4.     Проектування документарного забезпечення управління

Складання службових документів — важкий і складний процес, який займає багато часу службовців та ІПТ. Раціоналізувавши цей про­цес, можна досягти економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.

У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлен­ня рішень, дій, зв’язків. При підготовці документів слід пам’ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперати­вом — наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викла­дають прохання, вимогу, подяку. Ділове мовлення, ділова мова, ділове службове письмо — поняття визначені.

Офіційно-діловий стиль має специфічні властивості від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту доку­мента обов’язкове дотримання таких основних принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її струк­турного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчас­тіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.