3.     Контроль за якістю і своєчасністю виконання документів

У кожній установі, організації, на підприємстві документи перебу­вають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, на всіх етапах опрацювання документів — від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з доку­ментами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок про-

42 ПалихЮ.В. Управлінське документування. Навч. посіб. У 2-х частинах - Київ: ВКУ, 2001.

43 Палих Ю.В. Управлінське документування. Навч. посіб. У 2-х частинах - Київ: ВКУ, 2001.

ходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву

Обіг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зво­ротні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одно­разового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов’язків між працівниками підприємства. Точне знання обов’язків підвищує відповідальність кожного співробіт­ника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з доку­ментами.

Для встановлення єдиного порядку складання документів і органі­зації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діло­водства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

Помітний внесок у вдосконалення роботи з документами може зро­бити секретар-референт керівника. Значна частина діловодства викону­ється безпосередньо на його робочому місці. Одна з функцій секретаря- референта — методичне керівництво і контроль за організацією діловод­ства у структурних підрозділах підприємства і його філіалах.

Приймання і обробка вхідних документів здійснюється секретарем- референтом. Документи, одержані підприємством, проходять такі етапи:

- первинна обробка;

- попередній розгляд, розмітка;

- реєстрація;

- розгляд документів керівництвом;

- направлення на виконання;

- контроль виконання;

- виконання документів;

- підшивання документів до справи.

Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правиль­ності доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особис­тої кореспонденції (з поміткою «особисто»). Потім необхідно перевіри­ти правильність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа, наявність додатків. При відсутності зазначених додатків або окремих аркушів про це інформується відправник листа, робиться від­повідна відмітка на самому документі і в журналі вхідних документів у графі «Примітка».

Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надхо­дження, або коли на конверті є помітка «конфіденційно», «терміново».

Попередній розгляд вхідних документів здійснюється секретарем- референтом з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструва­тися і ті, що реєстрації не потребують.

На документах, що реєструються, проставляється реквізит «відмітка про надходження», дату надходження, вхідний номер документа. «Від­мітка про надходження» не проставляється на додатках до документів, на проспектах, каталогах та інших матеріалах, що не реєструються.

Керівникові направляються на розгляд найважливіші і термінові до­кументи, які надійшли. Ті документи, що не вимагають прийняття рі­шення на рівні керівника, можуть передаватися заступникові керівника підприємства, до структурного підрозділу або відразу виконавцям.

Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику фірми. Керівник фірми, розглядаючи вхідний до­кумент, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки стосовно виконання документа і визначити реальні строки.

Ці вказівки оформляються у вигляді резолюції. З резолюцією керів­ника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі вхідної реєстрації з проставленням дати отримання.

Коли робота з документом завершена (складено документ-відпо- відь), на документі проставляється відмітка про його виконання і на­правлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві-референтові для підшивання до справи.

Обробка вихідних документів складається з таких операцій:

- складання проекту документа;

- погодження проекту документа;

- перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

- підписання документа керівником (у необхідних випадках — за­твердження);

- реєстрація документа;

- відправлення документа адресатові;

- підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем-референтом.

Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику.

Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис ке­рівнику фірми.

Керівник може внести зміни і доповнення в документ, що поданий на підпис, або повернути його виконавцю на доопрацювання.

Після підпису керівником двох примірників вихідний документ пе­редається секретареві-референтові для реєстрації. Документи, що від­правляються, реєструються в «Журналі реєстрації вихідних докумен­тів». Для реєстрації необхідні такі дані:

- індекс документа, що включає і номер справи;

- дата документа;

- адресат (кореспондент);

- короткий зміст чи заголовок;

- відмітка про виконання;

- виконавець;

- примітка.

Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера це фік­сується на обох примірниках. Того ж дня вихідні документи конверту­ються і відправляються. При цьому звіряється адреса отримувача на листі і на конверті. Другий примірник відісланого листа підшивають у справу з листування.

Реєстрація документів — це фіксація факту створення або одержан­ня документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необ­хідних відомостей, що містяться в них.

Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.

Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та вну­трішні — в день підписання.

Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від ви­щих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, про­токоли, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.

Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запро­шення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних опе­ративних формах у галузевих та функціональних структурних підроз­ділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бух­галтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, вну­трішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеці­альні журнали.

Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним спо­собом (переважно) або від руки.

У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні до­кументи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як до­повнення до реєстраційних записів у тій самій картці.

Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкар­ським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на ар­кушах паперу формату А5 або А6.

Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використову­ють для контролю за термінами виконання документа. На ній познача­ють число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

У графі «Кореспондент» фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, — куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі за­значають також прізвище, ім’я та по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

Графи «Дата», «Індекс» заповнюють лише на вхідні документи.

У графу «Короткий зміст» вносять назву документа (якщо немає окремої графи) та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання її в цій графі.

У графі «Резолюція» зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ, і дату направлення.

Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відпо­відь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не перед­бачено, то в графі «Позначка про виконання документа» конкретно за­писують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Позначка» ро­блять позначки про контроль за термінами виконання документа із за­значенням конкретних причин затримки виконання документа.

Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють в архіві, куди контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по за­кінченні роботи з ними.

Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств, в яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстра­ції документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозді­лі, куди передають на виконання; треба вести кілька журналів — вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. ін.; пошук інформа­ції при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирі­шення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів.