2.     Організація діловодства в органах внутрішніх справ

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання доку­ментування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення ви­конання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнай­повнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність управ­ління в цілому.

Документування — це створення документів, тобто їх підготовка, складання, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечу­ють рух, пошук та збереження документів у діловодстві. Документоо­біг — рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та вну­трішніх документів, наприклад, за рік.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на один рік (IV категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів40.

10 Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності. - Київ: ЖАУ, 1997.

Децентралізована система діловодства має місце в установах з тери­торіально роз’єднаними структурними підрозділами та кількістю доку­ментів понад 100 тис. одиниць на рік.

Загальні правила документування управлінської діяльності викла­дені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з мо­менту їх створення або надходження до відправлення або передання в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену за­собами обчислювальної техніки.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади, та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування. Організацій­но-методичну допомогу у вдосконалені системи документаційного забез­печення державного управління і діловодства подають установи державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні норма­тивні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.

На сучасному етапі діяльність будь-якого закладу, установи, фірми, організації без секретаря неможлива. Секретар — перший, з ким зустрі­чається відвідувач в установі. Від нього багато в чому залежить, як роз­почне свій робочий день керівник. Від поведінки секретаря залежить престиж фірми, в якій він працює, зрештою, настрій партнерів і клієнтів фірми, установи, організації. Секретар — це помічник, який основну ро­боту з документами бере на себе, даючи змогу керівникові творчо пра­цювати в суто виробничому плані.

Документи з’явились разом з писемністю, спочатку як засіб закрі­плення майнових відносин, а потім, із розвитком писемності, стали засо­бом спілкування, передання інформації. Документи є одним з важливих сховищ людської пам’яті.

Документування управлінської діяльності установ

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлін­ських діл, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в установах є необхідність за­свідчення наявності та змісту управлінських діл, передавання, зберіган­ня і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В установах визначається конкретний комплект документів, перед­бачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документу­вання їх діяльності.

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання роз­порядчих документів.

Видання розпорядчих документів установ визначається актами за­конодавства, положеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:

• Конституція і закони України, постанови Верховної Ради Укра­їни, укази і розпорядження Президента України, декрети, поста­нови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;

• провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою вико­нання установою покладених на неї завдань і функцій;

• потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищо­го рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управлін­ня. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супро­відним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів ор­ганів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням на­йменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних ор­ганах, на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стеногра­ма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофон чи диктофон, після засідання записані на ній тексти ви­ступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводиться до виконавців і організа­цій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

Установа під час здійснення оперативних зв’язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організація­ми, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, переда­ча тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

Класифікація документів

Класифікація документів — це поділ їх на класи за найбільш загаль­ними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в під­вищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками:

• спосіб фіксації інформації;

• зміст;

• назва;

• вид;

• складність;

• місце складання;

• термін виконання;

• походження;

• гласність;

• юридична сила;

• стадія виготовлення;

• термін зберігання;

• рід діяльності тощо.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукоиисні й машинописні до­кументи, виготовлені за допомогою друкарської та множувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою лі­ній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото- і кінодокументи — такі, що створені способами фо­тографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фото­картки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої сис­теми звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (напри­клад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: організаційно-розпорядчі; фі­нансово-розрахункові; постачально-збутові тощо.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська доку­ментація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управлін­ня. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, те­леграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розпис­ки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

накази; положення; протоколи; розпорядження; вказівки; інструкції; правила; статути; звіти; ордери; плани; службові листи; заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і орга­нізацій з однорідними функціями і мають обов’язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: не­змінювана частина тексту документа друкується на поліграфіч­них машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це до­повідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;

• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше обробляти, кон­тролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (ор­ганізації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, від­повідним правовим актом, керівником, а також документи з по­значкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні,

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом по­рядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають; • чинні; • нечинні. Документ стає нечинним, коли втра­чає юридичну силу з будь-яких причин;

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і від­повідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій:

• відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір);

• витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена);

• дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класи­фікують таким чином:

- організаційно-розпорядча;

- стандартів та технічних умов;

- планова;

- звітно-статистична;

- конструкторська;

- технологічна;

- розрахунково-грошова;

- ціноутворення та ін.4і

Складання документів

Для складання службових документів повинен використовуватись папір форматів АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на блан­ках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної Інструкції з обов’язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів доку­ментів допускається, якщо їх кількість на рік не перевищує 200 одиниць;

• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка рек­візиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кож­ний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

41 Теренович К.А. Сучасне українське діловодство. - К.: Либідь, 1999.

• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

• бланки документів повинні мати такі поля:

- ліве — ЗО міліметрів;

- верхнє і нижнє — не менше як 20 міліметрів;

- праве — не менше як 10 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові до­відки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше орга­нізацій, оформляються не на бланках.

З метою прискорення виконання документів та правильного формуван­ня справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагаль­нюючих документів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.

Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих з даного питання документів.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тек­сту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій — висновки, пропозиції, рішення, розпо­рядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резо­лютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констату­ючої, лист — прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або сло­весної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тек­сти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об’єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підроз­ділів установи.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома осо­бами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

Оформлення документів

Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок розміщення; найменування установи — автора документа, код установи, код форми документа, на­зва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і на­правлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо вимагає призначення документа або його обробка.

Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначе­ному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазна­чається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на пи­тання «про що?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та по­відомлень.42

Розмноження документів

Порядок розмноження документів засобами розмножувальної тех­ніки визначається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів — керівниками структурних підрозділів.

Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюва­тися спеціалізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

• для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює за­мовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

• документи на розмноження, передаються у розмножувальний цех разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання за­мовлення;

• замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножувального цеху. Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

• оригінали документів після виготовлення з них копії повертають­ся за належністю.43