30. УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ, ПОДГОТОВКА ЗАКАЗОВ

Управление заказами решает следующие ос­новные вопросы.

1. Что заказывать?

2. Сколько заказывать?

3. Когда заказывать необходимую продукцию?

4. Какое подразделение и кто конкретно должен за­казывать?

5. Кроме того, контролируется выполнение заказа. Заказ на поставку рассматривается как документ,

на основании которого закупается необходимая про­дукция. В нем четко и ясно излагается соглашение между покупателем и поставщиком. В случае приня­тия заказ приобретает законную силу контракта, обя­зательного для исполнения. Заказ на поставку состав­ляется на основании заявки.

Заявка - контрольный документ, по которому отпуска­ются, средства на приобретение определенных видов продукции. Потребность в продукции выявляет и кон­кретизирует работник, подавший заявку. Ему из бюджета

предприятия на эти цели выделяется определенная

сумма. В заявке указываются:

1) предмет закупки;

2) код статьи, на которую относятся затраты;

3) особые условия, регулирующие закупку (техниче­ские условия, требования по доставке, характер

использования).

Система управления заказами предполагает

расчет следующих показателей:

1) минимальный уровень запаса продукции - минималь­ный уровень остатков, при снижении до которого пода­ется заказ на поставку очередной партии продукции;

2) оптимальный уровень запаса - уровень, достаточ­ный для осуществления бесперебойного функцио­нирования предприятия в период цикла поставки,при котором страховой запас продукции остается неприкосновенным; 3) оптимальная периодичность заказа - периодич­ность, с которой менеджер по закупкам должен раз­мещать регулярные заказы поставщикам для под­держания оптимального уровня запасов.

Существуют следующие виды заказов:

1) стандартные - имеют место, когда размещение заказов для поддержания требуемого уровня запа­сов продукции осуществляется постоянно и плано­мерно. Это обеспечивает снижение уровня затрат на создание и хранение запасов продукции;

2) специальные - имеют место, когда на складе отсут­ствуют запасы требуемой продукции. Специальный заказ оформляется на основании заказов потребите­лей. Полномочия по размещению специальных зака­зов ограничены. При отсутствии надежной системы контроля над запасами возрастает объем продукции, приобретаемой по специальным заказам, что может

стать серьезной проблемой для всего предприятия.

Процедура составления заказов включает в себя:

1) уточнение суммы остатков продукции;

2) анализ текущей задолженности по заказам, в том числе на основе определения доли аннулирован­ных и невыполненных заказов;

3) включение в регулярный стандартный заказ всей

продукции из необработанных специальных заказов;

4) окончательное оформление заказа;

5) отправка оформленного заказа поставщику.

При поступлении заказа необходимо:

1) сверить полученную продукцию с данными накладной;

2) провести физический осмотр поставленной продук­ции на предмет обнаружения бракованных изделий;

3) зафиксировать поступление заказанной продукции

в складской документации;

4) по истечении определенного срока (например, 30 дней) применяется специальная схема работы с нереализо­ванной продукцией (ее отправляют на склад, на прода­жу или возвращают поставщику).

2- й этап - разработка рекомендаций по улучшению систем обслуживания:

1) внесение и анализ предложений по оптимизации процесса выполнения заказа, устранению потерь ре­сурсов, сокращению времени выполнения вспомо­гательных операций (например, сокращение проме­жуточного контроля над качеством, внедрение НТП, выполнение операций параллельно, а не последо­вательно). Рассмотрение предложений проводится

с участием руководителей всех функциональных под­разделений предприятия и основных потребителей;

2) выработка рекомендаций на основе обобщения предложений;

3) реализация наиболее оптимального предложения.

3- й этап - проверка результативности новой систе­мы обслуживания.

Анализируется вероятность возникновения новых про­блем, определяются ограничивающие факторы внеш­ней среды, возможные неожиданные реакции на изме­нения, для чего проводятся испытания нового процесса.

Переработанный процесс обслуживания потребителей

реализуется, контролируется и стандартизуется.

Рекомендации по проведению реинжиниринга процесса выполнения заказа:

1) отдавать предпочтение не длительному и обшир­ному анализу, а конкретным действиям. Анализ не должен парализовывать действия;

2) не затягивать сроки проведения реинжиниринга. Ре­инжиниринг должен дать конкретные результаты в те­чение одного года, иначе теряется поддержка руко­водства предприятия. Лучше сделать меньше, чем

переоценить собственные силы и ресурсы. Перепро­ектировать процессы выполнения заказов один за другим, добиваясь последовательных результатов;

3) не ограничиваться только самим процессом. Ре­конструирование процесса выполнения заказа по­требителя, как правило, влечет и изменение всего, что связано с данным процессом, например орга­низационной структуры управления предприятием;

4) учитывать интересы тех, кого непосредственно за­трагивают результаты перепроектированного про­цесса обслуживания.

Стадии цикла заказа:

1) планирование заказов - для более равномерной

загрузки производственных мощностей предприя­тия могут составлять планы, распределяющие за­казы потребителей по времени;

2) передача заказа - происходит в период времени между размещением или отправкой заказа потре­бителем и получением заказа продавцом;

3) обработка заказа - сбор, хранение, передача и об­работка данных о заказах;

4) отборка и комплектация заказа - осуществляется в соответствии с листом отборки заказа;

5) доставка заказа. Возможны два варианта: получатель

вывозит продукцию со склада самостоятельно либо за­каз доставляется поставщиком на склад получателя.

Показатели качества исполнения заказа.

1. Скорость выполнения заказа - время от момента получения заказа до его исполнения (доставки по­требителю). СМ

2. Бесперебойность выполнения логистических опе- ^

раций - способность системы обслуживания предприя­тия поддерживать ожидаемые сроки исполнения за­каза на протяжении многих функциональных циклов.

3. Уровень недостатков обслуживания потребителя -отражает вероятность сбоев в транспортно-логистиче-

ском обслуживании;

4. Гибкость логистических операций - способность системы обслуживания предприятия удовлетворять

особые потребности потребителей.

Типичные ситуации, требующие гибкости:

1) поддержка уникальных планов продаж и маркетинга;

2) внедрение нового продукта;

3) приспособление уровня обслуживания к конкрет­ным рынкам или потребителям;

4) модификации продукта, затрагивающие логистику, -такие, как изменения в ценообразовании, ассорти­менте или упаковке.