КАДРОВЕ ПЛАНУВАННЯ (СТРАТЕГІЇ, ЦІЛІ, ЗАВДАННЯ І ЗАХОДИ)

Найважливішим засобом управління системою роботи з кадрами на виробництві є планування, до якого в сучасних умовах пред'являються високі вимоги. Теоретичною основою планування кадрової роботи є урядові рішення з питань соціально-економічної політики, а також результати господарської діяльності та наукових досліджень в галузі підбору, підготовки і використовування кадрів. Практичною основою планування роботи з кадрами є плани економічного та соціального розвитку колективів об'єднань, підприємств і організацій. Сучасне комплектування підприємства кадрами і реалізація дострокової, орієнтованої па майбутнє, кадрової політики є неможливими без чіткого кадрового планування.

Планування можна розглядати в двох аспектах. У широкому змісті - це діяльність з розробки політики і стратегії підприємства та засобів їхньої реалізації; у вузькому — це діяльність щодо складання офіційних документів — планів.

Кадрове планування - це система комплексних рішень і заходів щодо реалізації цілей підприємства та кожного працівника, яка дозволяє: забезпечити підприємство персоналом відповідно до

кількості і вимог робочих місць; підібрати таких людей, які могли б вирішувати поставлені завдання як у поточному, так і в майбутньому періодах; забезпечити високий рівень кваліфікації працівників; забезпечити активну участь працівників в управлінні підприємством.

Специфіка кадрового планування, як і формування відповідних стратегій, полягає у наявності двох підходів: самостійного для підприємств, продуктом діяльності яких є персонал, і підлеглого -виробничим, інвестиційним, фінансовим, комерційним та іншим планам - для інших. Таким чином, планування персоналу є в більшості випадків вторинним, похідним стосовно загальної системи внутрішньофірмового планування, і плани з персоналу доповнюються та конкретизуються іншими видами планів і програм. За допомогою кадрового планування можна визначити:

- скільки працівників, якої кваліфікації, коли і де будуть необхідні;

- які вимоги пред'являються до тих чи інших категорій працівників (професійно - кваліфікаційні моделі посад);

- яким чином залучити потрібний і скоротити непотрібний персонал;

- як використовувати персонал відповідно до його потенціалу;

- як забезпечити розвиток цього потенціалу, підвищити кваліфікацію людей;

- як забезпечити справедливу оплату праці, мотивацію персоналу і вирішити його соціальні проблеми;

- якими будуть витрати на заплановані заходи.

Цілі і задачі кадрового планування узагальнено можна представити як:

а) кадрові стратегії (розробка основ майбутньої кадрової політики підприємства; створення можливостей посадового і професійного просування працівників; забезпечення розвитку кадрів для виконання робіт нової кваліфікації та адаптації їх знань до змін виробничих умов)

б) кадрові стратегії (розробка основ майбутньої кадрової політики підприємства; створення можливостей посадового і професійного просування працівників; забезпечення розвитку кадрів для виконання робіт пової кваліфікації та адаптації їх знань до змін виробничих умов)

в) кадрові цілі (визначення конкретних цілей підприємства і кожного робітника, що відповідають кадровій стратегії; досягнення максимального зближення цілей підприємства та індивідуальних цілей працівників)

г) кадрові задачі (забезпечення підприємства у потрібний час, у потрібному місці, потрібною кількістю персоналу відповідної кваліфікації, необхідного для досягнення цілей)

ґ) кадрові заходи (розробка кадрових заходів для реалізації конкретних цілей і задач підприємства та кожного робітника; визначення витрат па реалізацію плану кадрових заходів).

Кадрове планування повинно забезпечувати: максимальне розкриття здібностей працівників; мотивацію працівників; урахування економічних і соціальних наслідків прийнятих у підприємстві рішень. Оскільки сьогодні персонал є вирішальним чинником діяльності будь-якого підприємства, про ефективність його планування свідчить ступінь   досягнення   організаційних   цілей.   Ефективне кадровепланування позитивно впливає на результати діяльності підприємства завдяки:

■ оптимізації використання персоналу (детальне планування дозволяє виявити та ефективно використати персонал шляхом створення робочих місць, переведення працівників на інші робочі місця; реорганізації виробничих процесів);

■ удосконаленню процесу наймання працівників;

■ організації професійного навчання (детальна розробка плану професійного навчання дозволяє забезпечити потрібну кваліфікацію працівників і досягти реалізації цілей підприємства з меншими витратами);

■ скороченню загальних витрат на робочу силу за рахунок послідовної політики на ринку праці.

Принципи кадрового планування:

- науковість - застосування наукових даних, норм і нормативів;

- безперервність - планування розглядається не як одиничний акт, а як постійний повторювальний процес;

- масовість - залучення до процесу планування працівників, які виконуватимуть ці плани;

- гнучкість — можливість постійного внесення корективів у раніше прийняті кадрові рішення або їх перегляду відповідно до обставин, що змінюються;

- узгодження планів щодо персоналу у формі координації та інтеграції;

- повнота - планування повинно охоплювати усі питання, що стосуються відтворення, розвитку, використання персоналу, мотивації праці;

- точність - дотримання точних норм, нормативів, законодавчих документів, а також кількісних та якісних характеристик персоналу;

- економічність - витрати на складання плану повинні бути меншими, ніж ефект від його виконання;

- створення необхідних умов для виконання плану -забезпечення необхідними ресурсами.

Вихідними даними для планування потреб у персоналі є: план робочих місць, виробнича програма, норми праці, зростання продуктивності праці і структура робіт.

Виділяють три етапи планування потреби у персоналі.

1. Оцінка наявного персоналу. Оцінка наявного персоналу будується на основі інформації про наявність трудових ресурсів, що містяться в базі даних підприємства. Аналіз наявних трудових ресурсів ведеться на момент оцінки в кількісному та якісному аспектах. Кількісний аналіз чисельності персоналу здійснюється в розрізі підрозділів і окремих посад. Якісний аналіз ведеться з урахуванням розроблених на підприємстві професіограм, а також характеристик працівників, що займають ці посади (кваліфікація, навички, найбільш важливі особистісні характеристики та іп.).

Так, аналіз і оцінка персоналу грунтуються на:

• об'єктивних характеристиках (вік, стать, загальний стаж та ін.)

• структурних (розподіл за рівнем кваліфікації, стажем на підприємстві)

• переліку задач, виконуваних у процесі роботи, і вимогах, пропонованих нею до виконавців (що, коли, чому, де і як робиться)

• відповідальності за людей, матеріальні і фінансові ресурси (з ким здійснюється взаємодія; необхідні досвід, навички, спеціальна підготовка, здібності, фізичні дані, рівень результативності, мобільність)

• характері зайнятості (повна або часткова, тимчасова або постійна)

• режимі роботи

• основній і додатковій заробітній платні, преміях

• соціальних виплатах

• робочих місцях (види, кількість, технічні характеристики)

• фізичних, економічних, соціальних умовах праці та ін. І.Оціжа майбутніх потреб у персоналі. Оцінка майбутніх

потреб у персоналі являє собою прогнозування чисельності персоналу, необхідного для реалізації стратегії розвитку підприємства. Планова потреба в трудових ресурсах визначається на запланований обсяг діяльності, обумовлений обраною стратегією розвитку (з урахуванням розширення або скорочення обсягів діяльності, його структурної перебудови, змін у змісті праці). Якісна потреба у персоналі на запланований обсяг діяльності визначається по категоріях, професіях, спеціалізації, рівню кваліфікації, індивідуальним вимогам до працівника певної посади.

3. Розробка програми задоволення майбутніх потреб у

персоналі. Метою розробки даної програми є забезпечення кількісної та якісної відповідальності між запланованою потребою у персоналі і наявними трудовими ресурсами. Вона передбачає залучення додаткових трудових ресурсів, їхнє вивільнення або перерозподіл. У програму забезпечення трудовими ресурсами доцільно включати три розділи. Перший розділ являє собою графік потреби в залученні додаткового персоналу певної кваліфікації або скороченні його чисельності. Він включає дати виникнення вакантних посад і скорочення їхньої кількості у плановому періоді.

Другий розділ включає перелік заходів щодо забезпечення потреби. Заплановані заходи доцільно згрупувати за наступними напрямками:

- заходи організаційно-технологічного характеру, що сприяють скороченню потреби в персоналі (перерозподіл функцій, використання більш ефективних технічних засобів, удосконалення технологічних процесів, організації праці та обслуговування);

- заходи щодо покриття потреби в персоналі (набір і відбір персоналу, його внутрішній рух, перенавчання);

- заходи щодо соціально-побутового обслуговування персоналу, які безпосередньо впливають на зростання продуктивності праці персоналу та його ефективність.

Третій розділ відображає обсяг фінансових ресурсів, необхідних для реалізації запланованих заходів, а також оцінку ефективності цих витрат. Загальна ефективність розробленої програми оцінюється в процесі її функціонування. У якості критеріїв оцінки можна використовувати такі показники, як: плинність кадрів, набраних за даною програмою, результативність праці персоналу, найнятого в процесі реалізації програми, динаміка загальних показників ефективності роботи підприємства до і після впровадження програми таін.

Процес планування знаходить своє логічне завершення в плані. Планом називається офіційний документ, у якому відображаються прогнози розвитку підприємства та окремих сторін його діяльності (у даному випадку - персоналу) у майбутньому; проміжні і кіпцеві завдання й цілі, що стоять перед ним та його окремими підрозділами у відповідній сфері; механізми координації поточної діяльності і розподілу ресурсів; стратегії на випадок надзвичайних обставин.

У залежності від тривалості планового періоду, цілей та умов планування розділяються три види планування: стратегічне (перспективне), тактичне (середньострокове), поточне (оперативне).

На стратегічному рівні визначають довгострокові, розраховані на 10-15 років цілі підприємства, напрямки його розвитку, враховуючи загальну ситуацію на ринку праці, тенденції розвитку внутрішньої і зовнішньої торгівлі, концепції та напрямки розвитку народного господарства в цілому. До того ж, визначаються трудові, фінансові, матеріальні ресурси, необхідні для досягнення цілей підприємства; обирається метод (стратегії) досягнення цих цілей. Оформлюються результати стратегічного планування у вигляді концепцій і програм розвитку, протоколів намірів.

На тактичному рівні загальні цілі конкретизуються на коротший період -2-5 років, і відповідно до поставлених завдань залучаються необхідні ресурси. Строк у 2-5 років зумовлений тим, що він співвідноситься із тривалістю проектування та освоєння нової техніки, технології, реконструкції і технічного переозброєння, вирішення масштабних завдань щодо соціального розвитку підприємства.

Результати тактичного планування оформляють, як правило, документом економічного і соціального розвитку підприємства. Плани реалізації конкретних підприємницьких проектів на тактичному рівні (плани реконструкції, впровадження нових технологій, створення підприємств та ін.), які вимагають залучення до цих процесів інвестицій, розробляють у формі бізнес-планів.

На оперативному рівні вирішуються поточні завдання, що обумовлені кон'юнктурою ринку. В річних планах завдання тактичного планування конкретизуються, уточнюються на основі вивчення руху персоналу, потреб виробництва. Планові розрахунки проводяться, як правило, у квартальному розрізі. Безумовна вимога полягає в тому, що планування навіть найважливіших завдань не повинно суперечити стратегічним і тактичним цілям підприємства. Оперативний план роботи з персоналом - це комплекс взаємопов'язаних кадрових заходів, спрямованих на реалізацію конкретних цілей підприємства та кожного працівника окремо, що охоплює планування усіх видів робіт з персоналом і складається на рік.

Для розробки оперативного плану роботи з персоналом потрібно за допомогою спеціально розроблених анкет зібрати наступну інформацію:

- відомості про постійний склад персоналу (прізвище, ім'я, по

- батькові, місце проживання, вік, час вступу на роботу тощо);

- дані про структуру персоналу (кваліфікація, статево-вікова структура, питома вага інвалідів, питома вага працівників, службовців, управлінців);

- плинність кадрів;

- втрати часу через простої, хвороби;

- дані про тривалість робочого дня (повністю чи частково зайняті, працюючі в одну, декілька змін, у нічну зміну, тривалість відпустки);

- заробітна платня працівників і службовців (її структура, додаткова заробітна платня, надбавки, оплата за тарифами та вище тарифів).

Інформація про персонал повинна відповідати наступним вимогам:

> простота: інформація повинна мати стільки даних, тільки тих та в тому обсязі, скільки потрібно в конкретному випадку

> наочність: дані повинні бути представлені так, щоб можна було швидко визначити основні за допомогою таблиць та графіків

> однозначність: дані повинні бути зрозумілими і мати однозначне тлумачення

> співставлення: дані наводяться у зіставлених одиницях і застосовуються до тих об'єктів, де це можливо

> актуальність: дані мають бути оперативними, своєчасними

> наступність: дані про персонал, які наводяться за різний період, повинні розраховуватись за однією методикою.

У межах термінових планів щодо персоналу виділяють наступні

види:

а) план з питань комплектування та використання персоналу, у межах якого вирішуються наступні практичні завдання:

1 Орієнтація залучених працівників на зайняття певних посад або робочих місць,

2)оволодіння знаннями тих спеціальностей і професій, до яких вони мають здібності,

З )укомплектування вакансій кадрами потрібної кваліфікації,з урахуванням їх специфіки,

4)створення системи професійного переміщення, яка враховує вік, стан здоров'я та інтелектуальні можливості особистості.

Внаслідок структурних змін, реорганізації виробництва або управління може виникнути ситуація необхідності скорочення персоналу. Планування роботи з кадрами, що звільняються, базується на класифікації видів звільнення. Критерієм класифікації є міра звільнення: за ініціативою працівника, за ініціативою роботодавця або адміністрації, у зв'язку з виходом на пенсію та ін. Відношення підприємства до працівників пенсійного віку є мірою рівня культури управління і цивілізованості економічної системи держави.

б) план підготовки кадрів у зв'язку зі звільненням і переміщенням персоналу включає наступні розділи:

1) визначення кількості звільнених і рівня їх кваліфікації,

2) встановлення часу, в межах якого буде проходити звільнення,

3) виявлення кандидатур на переміщення в межах підрозділів або підприємства,

4) регламентація засобів матеріального стимулювання добровільного або дострокового звільнення,

5) визначення відповідальних за виконання запланованих заходів.

Для забезпечення потреб нового виробництва в план підготовки включають: характеристику вимог до працівників, розрахунок потреби у персоналі, джерела задоволення тимчасової потреби в кадрах, напрямки і форми підвищення кваліфікації, величину потрібних витрат.

в) планування ділової кар'єри, службово - професійного переміщення - це складання планів горизонтального і вертикального переміщення працівників за системою посад або робочих місць, починаючи з початку прийняття працівника і до його звільнення з роботи. Працівник повинен знати не тільки свої перспективи на короткостроковий період і на перспективу, але й те, яких показників він повинен досягти, щоб розрахувати на службове просування;

г) планування продуктивності праці та заробітної плати;

ґ) план заходів щодо удосконалення структури зайнятості може включати наступні програми:

1) впровадження сучасних принципів і методів управління,

2) зміни організаційної структури,

3) освоєння нових технологій;

д) планування витрат на персонал, що включає:

1) основну та додаткову заробітну платню,

2) відрахування на соціальне страхування,

3) витрати на відрядження та службові роз'їзди,

4) витрати на професійний розвиток,

5) придбання спецодягу та ін.

Система планування роботи з персоналом повинна включати наступні показники:

■ чисельність персоналу за категоріями і посадами

■питома вага працівників апарату управління у загальній чисельності працівників

■ витрати на апарат управління

■кількість працівників, що повинні навчатися у різних навчальних закладах (зокрема, підготовка резерву кадрів управління)

■ кількість навчальних місць у системі підготовки і підвищення кваліфікації кадрів

■ рух персоналу різних категорій і професійних груп та ін. Провідне місце в системі планування кадрової роботи займає

розробка планів потреби в персоналі та джерел її забезпечення. У межах планів визначають поточну і довгострокову потребу в персоналі. Поточна потреба - це потреба в персоналі на даний час, що пов'язана з його рухом, звільненням за своїм бажанням, відпустками по догляду за дитиною.

Довгострокова потреба - це потреба в персоналі на майбутній період, що визначається даними прогнозу, який ґрунтується на аналізі структури персоналу, коефіцієнті плинності кадрів, розвитку підприємства, змінах виробничої програми.

Для визначення потреби підприємства в персоналі потрібно з'ясувати, під впливом яких чинників вона формується. Оскільки підприємство є відкритою соціальною системою, його потреби в персоналі обумовлюються стратегією розвитку підприємства, на яку впливає велика кількість як внутрішніх, так і зовнішніх чинників.

Внутрішньо організаційні чинники - це цілі підприємства, для реалізації яких потрібен персонал. Так, при чітко визначеній цілі значно легше визначити потребу в персоналі, оскільки потреби незмінюється протягом довгого періоду. І навпаки, при зміні цілей -вихід на нові ринки збуту, перехід на нові технології - потреба в кількісному та якісному складі персоналу змінюється.

Серед великої кількості зовнішніх чинників існує декілька найбільш важливих, що безпосередньо впливають на стан ринку праці, зокрема: джерела робочої сили, темпи зростання і рівень інфляції та безробіття, структурні зміни в економіці, розвиток техніки і технологій, політичні зміни, конкуренція, стан ринку збуту та іп. Відслідковування і знання динаміки чинників, які впливають па потребу в персоналі, є основою її планування.

До основних методів прогнозування потреби в персоналі належать:

■ економетричний метод, за допомогою якого потреба в персоналі виводиться із передбачуваних рівнів кінцевого попиту на товари та попиту на певний рік у майбутньому;

■ -екстраполяція - найбільш простий метод, сутність якого полягає у перенесенні минулих тенденцій, змін у величині сукупної робочої сили та її структури на майбутнє. Позитивною стороною даного методу є його доступність. Негативна сторона - неможливість враховувати зміни у розвитку підприємства і зовнішнього середовища. Тому цей метод підходить для короткострокового планування і для підприємств зі стабільною структурою та стабільним зовнішнім середовищем;

■ -метод експертних оцінок - це метод, що ґрунтується на використанні думки спеціалістів (керівників підрозділів) для визначення потреб у персоналі. Перевага цього методу - в залученні лінійних керівників з їх досвідом, знаннями, що дозволяє більш точно визначити потребу у кількісному та якісному вимірі;

■ балансовий метод планування полягає у встановленні динамічної рівноваги між трудовими ресурсами, з одного боку, та їхнім розподілом відповідно до потреб підприємства - з іншого. Якщо ресурсів у порівнянні з потребами підприємства недостатньо, то відбувається пошук додаткових джерел, що дозволяють покрити дефіцит. Неможливість за тими чи іншими причинам вирішити проблему дефіциту персоналу приводить до необхідності застосування заходів щодо зниження потреби в кадрах на основі раціоналізації структури персоналу або на основі його скорочення. Якщо ж у підприємстві є надлишок ресурсів, то слід вирішуватизворотну проблему - розширювати їхнє використання або звільнятися від надлишків. Останнє може бути у певних випадках доцільним, наприклад, якщо підприємству потрібно скоротити витрати на заробітну плату;

•комп'ютерні моделі - це набір математичних формул, які дозволяють одночасно використовувати методи екстраполяції, нормативів, експертних оцінок та інформацію про зміну чинників, що впливають на кількісний та якісний склад персоналу. Моделі надають можливість мати найбільш точний прогноз потреб у робочій силі, але це досить дорогий метод, що вимагає спеціальних знань, вмінь для використання, тому його доцільно застосовувати у великих підприємствах;

■ нормативний метод являє собою спосіб застосування системи нормативів, які визначають кількість працівників у функціональному розрізі, витрати на виробництво одиниці продукції (робочий час, фонд заробітної плати). Даний метод планування використовується як самостійний та як допоміжний до балансового методу. До норм праці належать норми виробітку, часу, обслуговування, кількості. Вони встановлюються для працівників відповідно до досягнутого рівня розвитку техніки, технології, організації виробництва і праці. Більш точні розрахунки чисельності потрібно проводити окремо за категоріями персоналу працівників, виходячи з трудомісткості продукції, тобто норм витрат часу, фонду робочого часу і рівня виконання норм. З допомогою норм чисельності визначається кількість працівників, потрібних для обслуговування обладнання, робочих місць, витрати праці за професіями, спеціальностями, групами робіт.